Was ist eine Invitation for Bid (IFB)?

Eine Invitation for Bid (IFB) ist ein Preiswettbewerb zu festen Bedingungen, bei dem alle Anbieter dieselbe Leistungsbeschreibung auf demselben Formular beantworten. Der Begriff gehört zum formellen öffentlichen Vergabewesen. Öffentliche Auftraggeber auf Ebene der US-Bundesstaaten veröffentlichen Dokumente mit der Überschrift Invitation for Bid, während UN-Organisationen dieselbe formelle Aufforderung als Invitation to Bid (ITB) bezeichnen. Der Anbieter muss kaum mehr entscheiden als zwei Dinge: ob er jede Anforderung erfüllen kann und welchen Preis er verlangt.

So funktioniert eine Invitation for Bid

Eine IFB legt alles fest außer dem Preis. Der Auftraggeber formuliert die Anforderungen und Vertragsbedingungen, und jeder Anbieter trägt seine Preise in das Formular des Auftraggebers ein, unterschreibt das Angebot und verschließt es.

Nehmen wir einen öffentlichen Auftraggeber, der Bürostühle in einer vorgegebenen Ausführung benötigt. Die Ausschreibungsunterlagen umfassen mehrere Dokumente. Die Leistungsbeschreibung nennt jeden Artikel, die benötigte Menge und den einzuhaltenden Standard. Im Angebotsformular mit seinem Preisblatt trägt der Anbieter für jede Position einen Preis ein und unterschreibt. Die Hinweise für Bieter erläutern, wie das Angebot auszufüllen und einzureichen ist, und die Vertragsbedingungen unterzeichnet später der Bieter, der den Zuschlag erhält. Einige Unterlagen verlangen außerdem, dass mit dem Angebot eine Bietungsgarantie gestellt wird.

Diese Bedingungen stammen vom Auftraggeber. Eine Invitation to Bid der Internationalen Organisation für Migration aus dem Jahr 2024 verlangt von Bietern, ihr Angebot gemäß den allgemeinen Vertragsbedingungen und dem im Dokument selbst enthaltenen Leistungsverzeichnis abzugeben. Diese allgemeinen Bedingungen sind die Vertragsbedingungen des Auftraggebers, nicht die des Bieters. Ein Anbieter, der auf die IFB für die Stühle antwortet, reicht weder sein übliches Preisangebot noch seine eigenen Verkaufsbedingungen ein. Er prüft, ob sein Stuhl jeder Position entspricht, trägt seine Preise in das Preisblatt des Auftraggebers ein, unterschreibt an den im Formular vorgesehenen Stellen und verschließt das gesamte Angebot.

Dass die Angebote verschlossen sind, ist wichtig: Jedes Angebot bleibt bis zu einem festgelegten Zeitpunkt ungeöffnet. Eine IFB aus dem Jahr 2025 für Übersetzungsleistungen von einer Behörde eines US-Bundesstaates verlangte, alle Angebote in einem verschlossenen Umschlag einzureichen, mit einer Abgabefrist bis zum 17. April 2025 und der Angebotsöffnung am 23. April 2025. Im Eröffnungstermin öffnet der Auftraggeber alle Angebote gleichzeitig, damit kein Anbieter den Preis eines Wettbewerbers sieht, bevor er sich auf seinen eigenen festgelegt hat.

Wie Angebote bewertet werden

Ein Angebot auf eine IFB muss zwei Prüfungen bestehen, bevor sein Preis zählt. Das Angebot muss konform sein, also jede Anforderung der Unterlagen des Auftraggebers in der verlangten Form erfüllen, und der Bieter muss geeignet sein, also in der Lage, den Auftrag auszuführen.

Die Konformität wird am Angebot genau so beurteilt, wie es eingereicht wurde. In einer Invitation to Bid für Waren, die die UNESCO 2025 veröffentlichte, wird ein Angebot abgelehnt, das nicht im Wesentlichen konform ist, und der Bieter kann es nicht nachträglich konform machen, indem er die Abweichung behebt. Das folgt aus dem Prinzip verschlossener Angebote selbst. Sobald die Preise bekannt sind, könnte ein Bieter, der sein Angebot nachbessern darf, es ändern, nachdem er die Angebote aller anderen gesehen hat.

Entscheidend ist, ob das Angebot inhaltlich der Leistungsbeschreibung entspricht, die der Auftraggeber bereits festgelegt hat.

Die Eignung betrifft den Bieter, nicht das Angebot. Sie fragt, ob dieser Anbieter die bepreiste Leistung tatsächlich erbringen kann.

Der Preis entscheidet nur zwischen den Angeboten, die beide Prüfungen bestehen. In einer IFB von 2025 erklärt eine Verkehrsbehörde eines US-Bundesstaates, dass der Auftraggeber den Bieter mit dem niedrigsten Preis ermittelt, der die Anforderungen an Eignung und Konformität erfüllt. Eine weitere IFB von einer Gesundheitsbehörde eines US-Bundesstaates suchte einen einzigen geeigneten Bieter mit konformem Angebot und dem niedrigsten monatlichen Nettogesamtpreis. Ein Angebot mit niedrigerem Preis, das eine der beiden Prüfungen nicht besteht, erhält den Zuschlag nicht.

Wann ein Auftraggeber eine Invitation for Bid veröffentlicht

Ein Auftraggeber veröffentlicht eine IFB, wenn er seinen Bedarf genau festlegen kann und bereit ist, den Preis zwischen den Anbietern entscheiden zu lassen, die diese Leistungsbeschreibung erfüllen. Meist geht es um eine standardisiert beschriebene Anforderung, bei der jedes konforme Angebot dem Auftraggeber so gut dient wie ein anderes und nur noch die Kosten den Unterschied ausmachen.

Auch der Auftragswert spielt eine Rolle. Der United Nations Global Marketplace (UNGM) beschreibt die Invitation to Bid im UN-System als formelle Aufforderung für Aufträge mit höherem Wert, bei der der niedrigste Preis entscheidet. Der übliche Schwellenwert liegt laut UNGM über 50.000 US-Dollar, variiert jedoch je nach UN-Organisation. Unterhalb dieses Werts nutzen UN-Auftraggeber eine weniger formelle Anfrage, die im nächsten Abschnitt erläutert wird.

Die Wahl einer IFB zeigt einem Anbieter schon vor der Lektüre der Details, in welcher Art von Wettbewerb er steht. Es ist weder ein Vorgehenskonzept vorzuschlagen noch eine Qualitätsbewertung zu erzielen, also wird das Angebot zuerst nach Compliance und dann nach dem Preis bewertet. Das prägt die bid/no-bid-Entscheidung, mit der ein Anbieter abwägt, ob sich der Aufwand für eine Ausschreibung lohnt. Die Frage lautet dann, ob er jede Position der Leistungsbeschreibung erfüllen und trotzdem einen wettbewerbsfähigen Preis anbieten kann. Eine IFB gehört zum selben übergeordneten Ausschreibungsprozess wie andere Aufforderungen, von der Prüfung der Unterlagen bis zur Einreichung des Angebots, nur mit weniger Ermessensentscheidungen unterwegs.

Wie sich eine IFB von einem RFP, einer RFQ und einer ITT unterscheidet

Eine IFB unterscheidet sich von den anderen drei durch ihren Formalisierungsgrad und dadurch, wie der Auftraggeber den Gewinner auswählt. Wo genau die Grenzen verlaufen, hängt von den Vorschriften ab, denen das Vergabeverfahren des Auftraggebers unterliegt.

Request for Proposal (RFP)

Ein Request for Proposal (RFP) wird verwendet, wenn eine Anforderung auf unterschiedliche Weise erfüllt werden kann. Laut den Leitlinien von UNGM erhält die insgesamt beste Lösung den Zuschlag, nicht unbedingt die mit dem niedrigsten Preis. Eine IFB legt die Lösung fest und vergleicht Preise, während ein RFP die Anbieter eine Lösung vorschlagen lässt und die Angebote vergleicht.

Preisanfrage (RFQ)

Eine Preisanfrage (RFQ) holt ebenfalls Preise ein, ist aber das weniger formelle Gegenstück zur Invitation to Bid, für Aufträge mit geringerem Wert. Oberhalb des UN-Schwellenwerts läuft dieselbe Art von Auftrag in der Regel über das formelle IFB-Verfahren.

Invitation to Tender (ITT)

Eine Invitation to Tender (ITT) ist die Aufforderung zur Angebotsabgabe, auf die ein Bieter mit einem Angebot reagiert. Tender ist die Bezeichnung, die europäische Auftraggeber für ein formelles Angebot verwenden. In der öffentlichen Vergabe im Vereinigten Königreich ist sie die formelle Phase mit Punktbewertung. Häufig geht ihr ein Pre-Qualification Questionnaire (PQQ) oder Selection Questionnaire voraus, mit dem Anbieter vor dem eigentlichen Angebot geprüft werden. Eine ITT verlangt in der Regel schriftliche Antworten, die der Auftraggeber anhand seiner Zuschlagskriterien bewertet, der veröffentlichten Grundlage für den Vergleich der Angebote. Eine IFB kennt keine solche Phase mit Punktbewertung. Compliance ist hier ein Ausschlusskriterium, und unter den konformen Angeboten geeigneter Bieter entscheidet der Preis.