Traitez le questionnaire EcoVadis comme un bid noté

Les points que vos réponses obtiennent dans la fiche d’évaluation EcoVadis dépendent des documents existants que vous joignez à chaque critère activé, et non de la qualité rédactionnelle des réponses : le guide du questionnaire EcoVadis précise que les documents joints sont les seuls éléments de preuve pris en compte par ses analystes pendant la phase d’évaluation. La date à laquelle vous devez commencer dépend de celle à laquelle vos clients ont besoin de la nouvelle fiche d’évaluation, car la publication des résultats prend plusieurs semaines après la remise. Il s’agit donc d’une remise notée selon un barème publié, qu’il convient de gérer comme telle, en six étapes : définir le calendrier, faire correspondre les critères, désigner les responsables, choisir les documents, rapprocher les chiffres et planifier la réévaluation.

Qui le pilote et ce qu’il vous faut avant de commencer

Le bid manager ou le proposal manager pilote le questionnaire avec le responsable du développement durable, car il présente toutes les caractéristiques d’une offre notée : une échéance, un barème, des justificatifs dispersés dans l’entreprise et une personne responsable de ce qui est remis. Le responsable du développement durable connaît le programme. Les RH, le service juridique, les opérations et l’équipe qui gère vos propres fournisseurs détiennent la plupart des documents. Le bid manager est responsable du plan, du dossier de justificatifs et de la validation finale.

Rassemblez quatre éléments avant l'ouverture du questionnaire :

• la date à laquelle chaque client a besoin de votre prochaine fiche d’évaluation
• votre précédente fiche d’évaluation et ses points d’amélioration, si vous avez déjà fait l’objet d’une évaluation
• votre dernière réponse au CDP, si vous en remettez une
• les réponses ESG de votre bibliothèque de bid que vos clients ont déjà reçues

Les deux derniers éléments sont plus importants qu’il n’y paraît. Les clients qui disposent de votre fiche d’évaluation peuvent aussi avoir votre réponse au CDP et vos réponses de bid. Le questionnaire n’est donc jamais traité isolément. Si EcoVadis fait partie des nombreux questionnaires auxquels votre équipe répond, l’article « Gérer chaque réponse à un questionnaire » le situe parmi les autres, tandis que l’entrée de glossaire questionnaire ESG présente la catégorie plus large à laquelle il appartient.

Planifiez à rebours à partir de la date à laquelle vos clients ont besoin de la fiche d’évaluation

Fixez votre date limite de remise en partant de la date de votre client et en déduisant le délai de publication, et non à partir de l'échéance fixée par EcoVadis. Les deux calendriers sont distincts. Une fiche d'évaluation reste valable 12 mois à compter de sa publication, après quoi toute nouvelle demande de partage d'un client déclenche une réévaluation. Les clients peuvent envoyer cette demande jusqu'à 3 mois avant l'expiration de votre fiche d'évaluation actuelle.

La plateforme suit son propre calendrier. L’échéance par défaut est de 30 jours ouvrés, et EcoVadis indique que remplir le questionnaire peut prendre de quelques heures à quelques jours si les documents sont prêts. Dans la plupart des cas, vous pouvez prolonger vous-même l’échéance de 60 jours ouvrés au total au maximum, à condition de le faire avant l’échéance. Après la remise de votre réponse, la publication prend généralement 6 à 8 semaines, mais ce délai peut être plus court ou plus long selon le profil de l’entreprise.

Ce dernier délai détermine votre calendrier. Chaque jour ouvré utilisé sur la plateforme, prolongations comprises, repousse la publication. L’échéance affichée par la plateforme est la date limite à laquelle vous pouvez remettre votre réponse, et non celle jusqu’à laquelle votre client peut attendre.

Exemple concret de rétroplanning

Voici un exemple fondé uniquement sur les délais indiqués ci-dessus. Supposons qu'un client ait besoin de votre nouvelle fiche d'évaluation le jour où l'actuelle expire et qu'il vous envoie sa demande dès que possible.

1. Trois mois avant l’expiration, soit environ 13 semaines : la demande arrive.
2. Huit semaines avant l’expiration : votre date limite de remise, en tenant compte de la durée maximale habituelle de publication.
3. Entre les deux : environ 5 semaines, soit à peu près 25 jours ouvrés.

C'est moins que le délai par défaut de 30 jours ouvrés. L'échéance affichée par la plateforme peut donc être postérieure à votre échéance réelle, et une prolongation ne fait que la repousser davantage. Une fois les justificatifs réunis, le questionnaire se remplit rapidement. Le travail qui détermine si vous respecterez l'échéance intervient donc avant l'arrivée de la demande : critères mis en correspondance, responsables désignés, documents vérifiés. Une demande plus tardive réduit d'autant le délai disponible. Convenez donc de la date de la demande avec le client aussi tôt que de tout autre point.

Associez les critères activés aux politiques, aux actions et aux résultats

Décomposez le questionnaire en une matrice comportant une ligne par critère activé, puis indiquez, pour chacun, les éléments de preuve dont vous disposez concernant les politiques, les actions et les résultats. Selon EcoVadis, la longueur de votre questionnaire dépend principalement du nombre de critères activés - les principaux enjeux de durabilité identifiés pour votre entreprise - dans ses quatre thèmes : environnement, social et droits humains, éthique et achats responsables. Ce sont ces critères qui sont évalués, ils constituent donc les lignes de la matrice.

Les colonnes découlent de la notation. La méthodologie d’EcoVadis évalue la qualité d’un système de management de la durabilité selon trois piliers - politiques, actions et résultats - répartis en sept indicateurs de management. Un critère étayé uniquement par une politique comporte des preuves pour un seul pilier et deux colonnes vides. C’est l’information la plus utile que vous apporte la matrice : un engagement sur le papier, sans aucun élément attestant sa mise en œuvre ou son évaluation.

Pour chaque ligne, consignez :

• le critère activé et son thème
• la politique qui le couvre
• l’action qui met la politique en pratique, comme une procédure ou un registre de formation
• le résultat qui en mesure l'application, tel qu'un rapport de KPI
• le responsable de chaque document
• l’option du questionnaire à laquelle chaque document sera joint

Identifiez dès maintenant chaque lacune et ne prévoyez pas d'y remédier en rédigeant un document pour l'occasion. Certaines peuvent être comblées par un document qui existe déjà là où vous n'avez pas encore cherché. Les autres doivent figurer dans le plan de réévaluation.

Attribuez chaque thème et chaque document à un responsable désigné

Désignez un responsable pour chaque thème, choisi parce que sa fonction détient les éléments de preuve correspondants, et un responsable pour chaque document. Le responsable d’un thème est l’interlocuteur que le bid manager peut relancer pour obtenir les éléments manquants. Le responsable d’un document veille à ce que le fichier soit à jour, complet et dans la bonne version.

Associez chaque thème à la fonction qui détient les éléments justificatifs correspondants : le social et les droits humains aux RH, l’éthique au service juridique, l’environnement aux opérations ou au responsable du développement durable. Les achats responsables sont le thème qui n’a pas de rattachement évident, car les éléments justificatifs relèvent à la fois de l’équipe qui gère vos propres fournisseurs, du service juridique pour les clauses contractuelles et des opérations. Confiez ce thème à la personne capable de réunir les documents de ces trois fonctions, et désignez les autres comme responsables des documents sous sa supervision.

EcoVadis recommande également de créer des comptes utilisateurs pour vos collègues afin qu’ils puissent contribuer aux réponses et charger des documents. Faites-le pour vos responsables, afin que chacun charge ses propres fichiers en regard des options de la matrice et que vous puissiez voir d’un coup d’œil ce qui manque encore.

Donnez aux responsables des consignes comme vous le feriez avec tout expert métier : précisez le critère, le pilier, le type de document requis et la date à laquelle vous en avez besoin. Demandez des documents existants, jamais de nouveaux documents. Collaborer avec des experts métier pour répondre aux appels d'offres explique comment obtenir des justificatifs auprès de personnes qui ont d'autres priorités. La validation relève du bid manager : les responsables fournissent les justificatifs et une seule personne décide de ce qui sera remis.

Choisissez les documents que les analystes prendront en compte

Choisissez chaque document en fonction du critère et du pilier qu’il permet de justifier, car seules les pièces jointes sont prises en compte et l’ensemble des preuves constitue la réponse. EcoVadis en limite également le nombre.

Décidez quoi placer dans les 55 emplacements

EcoVadis autorise au maximum 55 justificatifs par entreprise et par évaluation. Seuls les documents pertinents, associés aux bonnes questions, sont utiles. Laissez la matrice déterminer leur répartition. Commencez par les documents qui comblent un pilier vide pour un critère activé, puis par ceux qui couvrent plusieurs critères à la fois. Écartez tout document qui ne justifie aucun élément évalué. Un document joint à la mauvaise option occupe une place sans rien prouver.

La durée de validité restreint encore le choix. EcoVadis applique une durée de validité de 8 ans aux politiques et aux actions, et de 2 ans aux rapports sur les KPI. Un rapport sur les KPI plus ancien ne sera pas pris en compte, quelle que soit la qualité de ses chiffres. La colonne des résultats est donc celle qui doit être remplacée en premier entre deux évaluations.

Vérifiez chaque fichier avant de le charger

Vérifiez chaque fichier selon quatre critères avant de le charger :

• Il existait avant l’évaluation : EcoVadis n’accepte pas les documents créés uniquement pour l’évaluation et exige que les documents soient authentiques et préexistants.
• Il est complet : le document dans son intégralité, et non un extrait ou une page de couverture.
• Il est encore valide.
• Il est lisible par machine : les documents doivent être lisibles par machine pour être pleinement pris en compte, et les documents numérisés, les captures d’écran et les textes manuscrits peuvent ne pas être lus.

Si vous ne savez pas si un fichier précis sera pris en compte, le Guide sur les documents EcoVadis fournit des exemples de documents valides et non valides, des conseils pour respecter la limite de 55 documents et une section destinée aux entreprises faisant l’objet d’une nouvelle évaluation. Conserver le nom du responsable et la date de révision de chaque document entre les évaluations évite que cette vérification ne se transforme chaque année en chasse aux informations. L’article « Créer une bibliothèque de preuves auditable » explique comment procéder.

Dans SEQUESTO : chaque document justificatif du Knowledge Hub, qui fait partie de SEQUESTO aOS, conserve le nom de son responsable, son cycle de révision et sa date d’expiration. Ainsi, un rapport KPI arrivé à expiration est signalé avant d’être intégré à un brouillon.

Vérifiez chaque chiffre par rapport à votre CDP et à vos réponses de bid

Rapprochez chaque chiffre avant la remise, afin que la même valeur, la même période et le même périmètre d'entités figurent dans vos documents EcoVadis, votre réponse au CDP et les réponses ESG de votre bibliothèque de bid. Un client qui dispose de votre fiche d'évaluation et de votre réponse à l'appel d'offres peut les comparer. Un écart soulève une question qu'il est bien plus facile de résoudre avant la remise que d'expliquer après.

Les différences entre les deux modèles de preuves

Les deux dispositifs prennent en compte les preuves à des endroits opposés. CDP évalue une réponse uniquement à partir des données qu'elle contient et exclut les liens externes et les pièces jointes, sauf indication contraire dans sa méthodologie. Lors de la phase d'évaluation, les analystes d'EcoVadis ne prennent en compte que le document joint. Une donnée communiquée aux deux doit donc prendre deux formes : une déclaration autonome dans la réponse au CDP et un document joint dans EcoVadis présentant la même valeur. Rédigez la déclaration destinée au CDP à partir du document, jamais de mémoire, afin d'éviter toute divergence entre les deux.

Créez un registre des chiffres

Tenez un registre unique de chaque chiffre qui apparaît à plusieurs endroits, avec les colonnes suivantes :

• le chiffre et sa valeur
• l’unité
• la période de reporting
• le périmètre de l’entité : groupe, filiale ou site
• le document source et son responsable
• chaque endroit où il apparaît : l'option EcoVadis, la question CDP, la réponse de la bibliothèque de bid

Vérifiez chaque document EcoVadis par rapport au registre avant de le charger et, lorsqu’un chiffre change, commencez par mettre à jour le registre. Examinez attentivement les colonnes relatives à la période et au périmètre. Un chiffre à l’échelle du groupe pour une année et un chiffre à l’échelle d’un site pour une autre peuvent tous deux être exacts, tout en paraissant contradictoires aux yeux d’un client. Répondre une fois et réutiliser la réponse pour plusieurs opportunités repose sur un registre de ce type.

Dans SEQUESTO : votre équipe conserve les données de durabilité dans une bibliothèque unique avec un historique des versions. Lorsqu'un responsable met à jour un chiffre, chaque réponse qui l'utilisait est signalée.

Planifiez la réévaluation à partir des points d’amélioration

Transformez chaque point d’amélioration de votre fiche d’évaluation en une action datée, confiée à un responsable, car c’est lors de la prochaine évaluation que vos propres éléments de preuve pourront faire évoluer la note. La fiche d’évaluation indique les points forts et les points d’amélioration pour chaque thème, et EcoVadis attribue à chaque point d’amélioration un niveau de priorité recommandé. Commencez par les points les plus prioritaires pour les critères activés, puis planifiez chacun d’eux à rebours à partir de la prochaine date limite de remise.

Un plan d'actions correctives ne sera d'aucune aide dans l'intervalle : EcoVadis indique ne pas prendre en compte les plans d'actions correctives dans la notation. Pour clore un point d'amélioration, il faut apporter ce qui permet d'obtenir des points dès la première évaluation - une politique, une action ou un résultat concret, documenté avant la remise de votre dossier.

C’est pourquoi le plan doit être lancé suffisamment tôt. Un document rédigé pour l’évaluation ne sera pas pris en compte. Une nouvelle politique doit donc avoir le temps d’être adoptée, une nouvelle action d’être mise en œuvre et un nouveau KPI de produire une période de reporting. Datez chacun de ces éléments bien avant l’ouverture du questionnaire et consultez la section du Guide sur les documents EcoVadis consacrée à la réévaluation avant de les charger.

Ne comptez pas sur les réponses de l’année dernière pour faire le travail. Lors de la réévaluation, certaines réponses, environ 20 à 50 %, sont préremplies à partir de l’évaluation précédente, mais ce n’est généralement pas le cas des questions nouvelles ou modifiées ni des indicateurs de performance. Les responsables de vos KPI doivent s’attendre à fournir des chiffres actualisés, et le registre des chiffres doit être mis à jour au préalable.

Checklist du questionnaire EcoVadis

• La date limite de remise précède d'au moins 8 semaines la première date à laquelle un client a besoin de la nouvelle fiche d'évaluation, et les documents sont prêts avant l'arrivée de la demande.
• Chaque critère activé figure dans la matrice, avec les éléments de preuve relatifs à la politique, aux actions et aux résultats clairement indiqués, et chaque lacune est identifiée.
• Chaque thème et chaque document ont un responsable désigné disposant d’un compte EcoVadis, et la validation finale revient au bid manager.
• Chaque fichier existait avant l’évaluation, est complet, lisible par machine et en cours de validité, et leur nombre total ne dépasse pas 55.
• Chaque chiffre correspond au registre en termes de valeur, d’unité, de période et de périmètre de l’entité, et chaque déclaration CDP se suffit à elle-même sans pièce jointe.
• Chaque point d’amélioration a un responsable, une priorité et un document daté à fournir avant la prochaine date limite de remise.

Commencez par la première ligne : déterminez la date à laquelle chaque client attend votre prochaine fiche d’évaluation, puis remontez le calendrier.