Votre réponse à un RFP se décide avant même le début de la rédaction

Comment répondre à un RFP qui mérite d’être remporté

Un dossier d’appel d’offres, composé de plusieurs fichiers, vient d’arriver. L’échéance est fixée et votre équipe travaille déjà sur d’autres bids. La question est de savoir comment mener ce RFP de la réception à la soumission, afin que les efforts de l’équipe se concentrent sur une réponse que l’acheteur peut évaluer et sur un bid qui mérite d’être remporté.

Une réponse à un RFP se joue en grande partie avant même la rédaction de la première réponse. La décision bid/no-bid intervient d’abord, avant que l’équipe n’y consacre ses efforts. Le RFP est ensuite décomposé afin que chaque exigence ait un responsable, une réponse et le critère d’attribution selon lequel elle sera évaluée. Ces deux éléments permettent à l’équipe de consacrer son temps à une réponse que l’acheteur peut évaluer, afin de proposer un bid qui mérite d’être remporté.

L’erreur la plus coûteuse consiste à omettre une exigence obligatoire ou un formulaire à retourner dans la matrice de conformité. Dans les marchés publics, une réponse qui ne respecte pas toutes les exigences du RFP est rejetée comme non conforme et n’est donc jamais évaluée.

Ce qu’il faut mettre en place avant de commencer

La réponse à un RFP relève de l’équipe bid du fournisseur. En tant que Bid Manager, vous en êtes responsable et donnez l’approbation finale. Avant la première étape, assurez-vous de disposer de l’intégralité du dossier d’appel d’offres. Le RFP de gestion des installations comprend les instructions aux soumissionnaires, le cahier des charges, l’annexe d’évaluation, le bordereau de prix, le projet de contrat, la liste des formulaires à retourner et tout addendum publié par l’acheteur.

Attribuez un responsable à chaque élément dont dépend la réponse. Le mémoire méthodologique de mobilisation relève du responsable des opérations en tant qu’expert métier, et le projet de contrat doit être examiné par le service juridique. Prévoyez donc du temps pour les deux avant le début de la rédaction. Désignez également le responsable commercial chargé du bordereau de prix, le rédacteur d’offres et les relecteurs des équipes de couleur. Enfin, prévoyez une bibliothèque de réponses approuvées, suffisamment fiables pour servir de base à la rédaction de l’équipe.

Décidez s’il vaut la peine de répondre au RFP

Prenez la décision bid/no-bid avant que quiconque ne commence à rédiger. Formalisez-la avec l’appui de la direction, en fonction du rendement attendu du contrat, de vos chances de réussite et des risques associés. Pour le RFP de gestion des installations, cela signifie décider avant de demander au responsable des opérations de rédiger le mémoire méthodologique de mobilisation, car un bid que vous ne pouvez pas remporter vous détourne malgré tout des sites en activité pour le rédiger.

Examinez les exigences du cahier des charges et le projet de contrat afin de recueillir les éléments nécessaires à la prise de décision. Ils indiquent si votre organisation peut répondre aux exigences de l’acheteur, dans le respect de son calendrier et à un prix compétitif. Évaluez votre position face aux concurrents et à tout prestataire déjà présent sur les sites de l’acheteur, puis déterminez si vos chances de réussite justifient le coût du bid.

Une grande partie de ce coût n’apparaît jamais dans une ligne budgétaire. En Nouvelle-Zélande, par exemple, les recommandations gouvernementales destinées aux fournisseurs comptent parmi les coûts cachés d’un bid : le temps que les collaborateurs consacrent à des tâches non liées à leur travail habituel. Elles indiquent que renoncer à concourir est parfois la bonne décision.

Décomposez le RFP en matrice de conformité

Décomposez chaque fichier du dossier d’appel d’offres dans la matrice de conformité dès sa réception, avant toute rédaction : exigences, instructions, critères d’évaluation et échéances. Les lignes incluent les exigences obligatoires du cahier des charges, l’acte d’engagement signé figurant dans la liste des formulaires à retourner et la limite de pages indiquée dans les instructions aux soumissionnaires.

Chaque ligne suit le modèle de matrice de conformité de l’APMP : l’exigence formulée avec un verbe d’action et son emplacement dans le RFP, votre niveau de conformité (totale, partielle ou nulle) et l’endroit où la réponse y satisfait. Ajoutez le critère d’attribution et sa pondération, issus de l’annexe d’évaluation, qui déterminent la note de la ligne. Les documents de l’acheteur doivent indiquer tous les critères et leur pondération, et aucun autre ne peut être utilisé. L’annexe précise donc comment chaque ligne sera notée.

Ce même ensemble de documents fixe les exigences minimales auxquelles une réponse doit satisfaire pour être jugée conforme. Toute réponse qui ne respecte pas l’une de ces exigences est rejetée. Seul un écart mineur, qui n’en modifie pas la substance, peut être accepté. L’omission, dans la matrice, d’une exigence obligatoire ou d’un formulaire de soumission peut entraîner la disqualification de l’ensemble des réponses avant même l’évaluation de la moindre d’entre elles.

Dans SEQUESTO aOS, vous importez le dossier d’appel d’offres dans le projet, et les agents spécialisés de l’Agent Force en extraient les exigences, les questions, les limites de mots, les pièces jointes obligatoires et les critères d’évaluation. Chaque élément apparaît dans le projet avec un suivi, prêt à être attribué dès maintenant à son responsable, puis confirmé avant la soumission.

Planifiez à rebours depuis la date limite de soumission

Planifiez à rebours depuis la date limite de soumission pour fixer les dates de rédaction, de chaque relecture et de la soumission, et attribuez les responsabilités à chaque contributeur afin que chaque ligne de la matrice ait un responsable et une date. L’échéance est la seule date qui ne laisse aucune marge : une réponse qui parvient au donneur d’ordre après celle-ci ne sera ni ouverte ni examinée. Le planning doit donc prévoir la fin du chargement avant la fermeture du portail.

Les contributions des Subject Matter Experts extérieurs à l’équipe principale doivent être planifiées en priorité. En Nouvelle-Zélande, par exemple, les directives gouvernementales recommandent aux fournisseurs de fixer une échéance interne pour les contributions externes, bien avant l’échéance finale, et d’intégrer un calendrier de revue au plan. Fixez la date de remise de la note méthodologique de mobilisation par le responsable des opérations en tenant compte de cette marge, avant la revue red team, votre validation et le chargement sur le portail.

Dès le premier jour, les exigences du dossier d’appel d’offres datées apparaissent dans le projet sous la forme d’une liste de tâches. James ajoute, comme jalons, les étapes de validation de l’organisation et les points de contrôle des ressources, chacun assorti d’une échéance et d’un responsable de la revue désigné.

Posez vos questions de clarification en amont

Consignez chaque ambiguïté, erreur et contradiction entre les fichiers relevée lors de l’analyse détaillée, puis adressez vos questions par écrit au contact indiqué dans le RFP, dans le délai prévu à cet effet. L’absence, dans le bordereau de prix, d’une ligne correspondant à un service mentionné dans le cahier des charges constitue, par exemple, un point à clarifier, car établir un prix selon votre propre interprétation engage l’organisation sur un montant pour des travaux dont personne n’a défini le périmètre.

Posez vos questions en amont. L’acheteur doit répondre à la demande suffisamment tôt, avant l’échéance, afin que vous puissiez exploiter sa réponse. Il doit aussi transmettre la clarification à chaque soumissionnaire en possession des documents, sans révéler l’identité de l’auteur de la question. Tous vos concurrents liront votre question sur la ligne tarifaire manquante. Formulez-la donc de manière à obtenir la réponse sans en dévoiler la solution.

Chaque réponse et chaque addendum modifient les documents et s’imposent à tous les soumissionnaires. Ils s’appliquent donc à chaque ligne concernée de la matrice. Dans l’UE, par exemple, le droit européen des marchés publics exige que les informations complémentaires soient demandées en temps utile et communiquées à tous les soumissionnaires au moins six jours avant l’échéance ; une demande tardive ou de faible importance ne donne droit à aucune prolongation.

Rédigez chaque réponse en fonction de son critère d’attribution

Rédigez chaque réponse à partir de la ligne correspondante de la matrice, en tenant compte du critère d’attribution et de sa pondération. Les évaluateurs additionnent les notes de chaque critère après les avoir multipliées par leur pondération. Les pondérations les plus élevées de l’annexe d’évaluation déterminent donc les sujets auxquels l’équipe consacre ses meilleures heures. Si l’annexe accorde une forte pondération à la note méthodologique de mobilisation, cette réponse est prioritaire.

L’acheteur évalue la qualité d’une réponse. Sur une échelle indicative de 0 à 4, une réponse obtient 0 si rien ne montre comment l’exigence est satisfaite, et 1 si les informations sont insuffisantes ou peu claires. Elle obtient 2 si elle montre que l’exigence sera satisfaite, et 3 ou 4 si elle montre que l’exigence sera légèrement ou largement dépassée. La note méthodologique de mobilisation ne bénéficie de sa pondération que si elle démontre comment la mobilisation sera mise en œuvre sur les sites de l’acheteur.

Répondez à chaque question dans l’ordre fixé par l’acheteur, en respectant la numérotation et le format fournis, et traitez chaque partie. Dans l’UE, par exemple, l’acheteur doit indiquer la pondération relative de chaque critère d’attribution, conformément au droit européen des marchés publics, qui autorise une fourchette, et classer les critères par ordre décroissant d’importance lorsqu’il ne peut pas les pondérer.

Adaptez chaque réponse que vous réutilisez

Prenez une réponse approuvée dans la bibliothèque comme première version, puis adaptez-la à la question de cet acheteur, à ses exigences et à ses conditions avant de l’intégrer à votre offre. La réponse sur la mobilisation figurant dans la bibliothèque a été rédigée pour un autre contrat, avec des effectifs et un calendrier propres à ce dernier.

Les engagements figurant dans une réponse réutilisée exigent la plus grande vigilance. En vertu de la Loi type de la CNUDCI, un contrat reprenant les conditions de la réponse retenue peut entrer en vigueur lorsque l’acheteur envoie son acceptation, tant que la réponse est encore valide. Examinez avec le responsable des opérations les effectifs et le calendrier prévus dans la réponse relative à la mobilisation, et ne conservez que ce que l’organisation peut fournir dans le cadre de ce contrat.

Lorsque le rédacteur d’offres aborde la question de la mobilisation dans le projet, un brouillon, élaboré à partir de réponses approuvées dans le Knowledge Hub, est déjà disponible, avec la mention des sources utilisées. Tout contenu dont la date d’expiration est dépassée est signalé avant d’être intégré au brouillon, puis le responsable des opérations modifie et approuve la réponse dans le workflow.

Fixez tôt les prix et les conditions contractuelles

Dès le départ, transmettez le projet de contrat au service juridique et la grille tarifaire au responsable commercial. Pour chaque clause que l’organisation ne peut accepter en l’état, comme la clause de responsabilité, décidez en amont s’il faut soulever le point dans une demande de clarification avant l’échéance des questions, ou le signaler comme une réserve. Il est important de trancher en amont, car tout écart majeur ou toute réserve qui compromettrait l’objet du bid ou empêcherait une comparaison équitable avec les offres conformes entraîne le rejet de l’offre lors de l’examen préliminaire, avant le début de l’évaluation détaillée.

Ne soulevez que les clauses qui comptent. Dans l’État de Victoria, en Australie, par exemple, les recommandations du gouvernement de l’État invitent les fournisseurs à ne pas contester inutilement les conditions de l’acheteur, car la conformité au contrat proposé fait partie des critères d’évaluation, et à ne jamais prétendre que l’organisation peut fournir ce qu’elle n’est pas en mesure de fournir.

Un prix qui semble anormalement bas entraîne une demande écrite d’analyses détaillées du prix, et l’offre est rejetée si le responsable commercial ne peut pas démontrer que l’organisation est en mesure d’exécuter le contrat à ce prix. Établissez le barème tarifaire en fonction de la solution décrite dans la note méthodologique de mobilisation, des thèmes gagnants et du budget de l’acheteur.

Relisez la réponse avant validation

Organisez les revues par équipe de couleur aux dates prévues dans le plan et demandez à chacune de lire le projet comme le fera l’évaluateur, afin d’en vérifier la conformité et de déterminer dans quelle mesure il répond aux critères du RFP. Lors de la revue red team, cela signifie confronter la note méthodologique de mobilisation au bordereau de prix et à la matrice.

Avant la soumission, vérifiez l’ensemble de la réponse afin de repérer les erreurs et les affirmations contradictoires. Par exemple, le mémoire méthodologique peut prévoir un effectif dont le coût n’est pas intégré au bordereau de prix. Donnez votre validation une fois toutes les modifications demandées lors de la revue traitées, car cette contradiction serait transmise à l’acheteur dans l’offre de l’organisation et nuirait à la qualité de la réponse examinée par les évaluateurs.

Vérifiez la conformité, puis soumettez

Effectuez le contrôle final de conformité, ligne par ligne, à partir de la matrice et de la liste des formulaires à retourner. Téléversez ensuite la réponse conformément aux instructions destinées aux soumissionnaires, puis confirmez que l’acheteur l’a bien reçue.

Le premier contrôle de l’acheteur a lieu lors de l’examen préliminaire, après l’ouverture des offres. Il vérifie que les formulaires sont signés par une personne habilitée, qu’un accord de groupement ou une autorisation du fabricant est fourni si nécessaire, qu’une garantie de soumission est jointe si elle est exigée et que l’offre couvre l’intégralité du périmètre requis. Il vérifie également la signature du formulaire d’offre.

Dans le cadre des marchés publics, après l’échéance, l’acheteur peut demander à un soumissionnaire de clarifier sa réponse. Il ne peut toutefois ni demander ni accepter une modification substantielle, notamment une modification qui rendrait conforme une réponse non conforme. Vérifiez la signature de la personne habilitée sur le formulaire d’offre avant de le téléverser, car vous ne pourrez plus ajouter une signature manquante une fois le portail fermé.

Demandez un débriefing, que vous gagniez ou non

Demandez par écrit à l’acheteur un débriefing dès réception de l’avis d’attribution, que la réponse ait été retenue ou non. Les acheteurs en proposent généralement un à chaque soumissionnaire, et le délai pour en faire la demande peut être court : selon les règles de la Banque mondiale, un soumissionnaire non retenu dispose de trois jours ouvrés à compter de la notification pour demander un débriefing par écrit, qu’il reçoit dans les cinq jours ouvrés.

Demandez les points forts et les points faibles relevés par les évaluateurs pour chaque critère, y compris ceux relatifs à la note méthodologique de mobilisation. Les évaluateurs les consignent dans le rapport d’évaluation, sur lequel s’appuie le débriefing.

Le retour d’expérience et l’analyse des gains et des pertes doivent figurer dans le dossier du bid lors de sa clôture : les facteurs de réussite si le bid a été remporté, les retours de l’acheteur et les lacunes s’il a été perdu. Archivez-les avec les autres éléments du dossier du bid, afin qu’ils servent de point de départ pour la prochaine décision bid/no-bid et la prochaine réponse concernant la mobilisation.

Une fois la réponse soumise et approuvée par l’équipe, y compris la note méthodologique de mobilisation, elle est réintégrée au Knowledge Hub, qui centralise les connaissances de votre organisation. Chacune conserve son responsable de contenu et son cycle de révision, et l’équipe les y met à jour après le débriefing.

Checklist de réponse à un RFP

• La décision bid/no-bid est prise et consignée avant le début de la rédaction.
• Chaque exigence, instruction et formulaire à retourner figurant dans chaque fichier du dossier d’appel d’offres dispose d’une ligne dans la matrice de conformité, avec son critère d’attribution et sa pondération.
• Chaque ligne a un responsable, et la rédaction, chaque revue, la validation et la soumission sont planifiées avant l’échéance.
• Chaque question a été adressée par écrit au contact désigné par l’acheteur avant l’échéance fixée pour les questions, et chaque réponse et chaque avenant figurent dans la matrice.
• Chaque réponse traite de toutes les parties de la question correspondante, dans l’ordre et le format demandés par l’acheteur.
• Chaque réponse réutilisée est réécrite pour cet acheteur, et les engagements qu’elle contient sont confirmés auprès de leur responsable.
• Le service juridique a validé chaque clause contractuelle, et le prix correspond à la solution décrite dans la réponse.
• Chaque modification issue des revues a été finalisée et le Bid Manager a validé la réponse.
• Chaque ligne de la matrice est marquée comme conforme, chaque formulaire est signé et l’acheteur a confirmé la réception.
• Le débriefing est demandé et les enseignements tirés sont consignés.

À la réception du prochain dossier d’appel d’offres, commencez par la décision bid/no-bid et consignez-la avant que quiconque ne rédige la moindre ligne de la réponse.