Une offre peut-elle être rejetée si elle dépasse la limite de mots ?

Oui, un acheteur peut rejeter votre offre si elle dépasse la limite de mots et que l’appel d’offres fait de cette limite une exigence. D’autres appels d’offres ne lisent que jusqu’à la limite : les mots au-delà ne rapportent aucun point. Cela peut tout de même vous coûter le bid si un critère passe alors sous sa note minimale.

Quand l’acheteur peut écarter toute l’offre

En Angleterre, au pays de Galles et en Irlande du Nord, une réponse qui dépasse le nombre de mots est un manquement dont l’acheteur peut se prévaloir pour écarter toute l’offre. Le Procurement Act 2023 permet à un pouvoir adjudicateur d’écarter toute offre qui enfreint une exigence procédurale fixée dans l’avis de marché ou dans les documents de l’appel d’offres qui l’accompagnent. Les orientations du Cabinet Office sur l’évaluation des offres en procédure concurrentielle citent une offre qui dépasse la limite comme exemple d’un tel manquement, à côté d’une offre remise hors délai. Ce pouvoir s’applique aux procédures engagées au titre de la loi à compter du 24 février 2025.

La loi dit que l’acheteur peut écarter l’offre : la décision lui appartient. Lorsqu’un acheteur fait d’une limite un critère éliminatoire, les mêmes orientations exigent que la méthode d’évaluation précise si le non-respect de ce critère entraîne l’exclusion de l’offre.

Imaginons qu’un rédacteur remette 600 mots pour une limite de 500, dans un appel d’offres régi par la loi. C’est toute l’offre qui est en jeu.

Quand le texte au-delà de la limite n’est tout simplement pas lu

D’autres appels d’offres maintiennent l’offre mais arrêtent la lecture à la limite : tout ce qui précède est noté, tout ce qui suit est perdu. Un ITT de l’Offshore Renewable Energy Catapult, pour un marché sous les seuils, détaille le calcul : pour une réponse de 600 mots à une question limitée à 500, seuls les 500 premiers mots sont lus. Un ITT de UK Sport fait de même avec les pages : toute partie d’une réponse qui dépasse la limite de pages d’une question n’est pas prise en compte, et le reste est évalué. Chaque fois, c’est la formulation d’un seul acheteur : vérifiez donc ce que prévoit votre appel d’offres.

Quand la limite de mots d’un appel d’offres est appliquée ainsi, l’offre survit, mais pas forcément la réponse. Le rédacteur a placé les preuves de réalisation (le contrat antérieur et l’équipe qui l’a exécuté) dans les 100 derniers mots. L’évaluateur s’arrête au 500e mot : la réponse est notée sur une affirmation privée des preuves qui la fondent.

Quand le texte non lu coûte une note minimale

Une lecture arrêtée à la limite peut tout de même mettre fin au bid, car une preuve que l’évaluateur ne lit jamais est, pour la notation, une preuve non fournie. Un appel d’offres de l’Agence européenne pour l’environnement ne prend en compte que les pages autorisées pour chaque critère d’attribution. Il prévient qu’un élément essentiel qui n’est pas explicitement traité peut recevoir la note zéro pour son critère. Il fixe aussi un minimum de points par critère et au total, 42 sur 70 pour la valeur technique, et seules les offres qui l’atteignent passent à l’évaluation du prix.

Si les preuves de réalisation étaient un élément essentiel, leur critère pouvait recevoir zéro et éliminer l’offre avant l’ouverture de l’offre financière. C’est pourquoi les preuves notées ont leur place tôt dans chaque réponse, construite question par question, et pourquoi il vaut la peine de lire ensemble les critères d’un appel d’offres et leurs seuils minimaux pour voir quelles réponses une lecture arrêtée à la limite pourrait faire échouer.

Quand le règlement de la consultation ne prévoit aucune conséquence

Si la clause sur la limite ne dit rien du texte qui la dépasse, ne prenez pas ce silence pour une garantie. Cherchez une clause générale, puis interrogez l’acheteur avant l’échéance. Les orientations gouvernementales sur la loi au pays de Galles et en Angleterre, ici dans la version du gouvernement gallois, demandent aux acheteurs de signaler les exigences procédurales dont le non-respect peut faire écarter une offre.

Si la limite n’en fait pas partie, cherchez plus loin. L’ITT de UK Sport prévoit qu’une offre peut ne pas être examinée si elle enfreint l’une de ses instructions, alors même que sa clause sur la limite de pages prévoit une conséquence plus étroite. Une clause muette sur la limite, à côté d’une clause générale de ce type, vous laisse deviner laquelle s’applique. Dans l’exemple, le bid manager enverrait une question de clarification pour demander ce que devient une réponse qui dépasse la limite et comment elle est comptée, tant qu’il reste du temps pour tenir compte de la réponse de l’acheteur.

Quand les images, les pièces jointes et la mise en page comptent

Ce qui compte dans la limite se fixe question par question : une règle lue pour une réponse ne vaut pas pour la suivante. L’ITT de UK Sport exclut du nombre de pages deux pièces jointes nommées, un exemple de rapport et des exemples de supports pédagogiques, et impose une police d’au moins 11 points et des marges d’au moins 2 cm. Sauf exclusion prévue par le règlement de la consultation, considérez un schéma, un tableau ou une image comme un contenu que l’évaluateur peut compter.

Tout comprimer pour tenir dans la limite comporte aussi un risque. L’ITT de l’Offshore Renewable Energy Catapult prévient que modifier son format, par exemple en réduisant ou en réordonnant le contenu, peut entraîner une disqualification. Dans l’exemple, réduire la police, couper le texte du modèle lui-même ou déplacer les preuves de réalisation dans une annexe non demandée remplacerait un manquement par un autre.

À vérifier avant de valider

Avant de valider une réponse rédigée sous une limite, tirez trois points au clair à partir du règlement de la consultation :

• La conséquence : si le texte au-delà de la limite permet à l’acheteur d’écarter l’offre, s’il n’est pas lu, ou si rien n’est dit, auquel cas vous posez la question.
• L’unité de comptage : mots, caractères ou pages, et qui fait le décompte, le règlement de la consultation ou le champ du portail.
• Ce qui est compté : titres, tableaux, schémas, images et pièces jointes, question par question.

Partout où la lecture s’arrête à la limite, placez les preuves notées en tête de réponse. Consignez dans la matrice de conformité la limite, la règle de comptage et le décompte final de chaque réponse, pour que chaque décompte soit vérifié à la validation au lieu d’être présumé d’après le brouillon.

Agent Force, qui fait partie de l’agentic operating system (aOS) de SEQUESTO, extrait des documents de l’appel d’offres les questions et les limites de mots et de caractères, et en assure le suivi, pour que votre équipe puisse confirmer la conformité avant la remise de l’offre.

Ajoutez dès maintenant le contrôle du décompte à votre checklist de réponse à un RFP et appliquez-le à la prochaine réponse qui part en validation.