Lisez les critères d’un appel d’offres comme un tout avant de répondre

Ce sont les critères d’un appel d’offres qui déterminent, avant même la rédaction du moindre mot, s’il mérite que votre équipe y consacre du temps : les critères éliminatoires disent si vous pouvez y répondre, les pondérations et la formule de prix si vous pouvez l’emporter. Le Winning Business Ecosystem de l’APMP situe la revue des critères d’évaluation à l’étape de la réponse, après la décision bid/no-bid. C’est trop tard pour les chiffres qui devraient guider cette décision. Commencez par lire les critères comme un ensemble, puis traduisez-les en chiffres. Dans l’ordre : repérez tous les critères éliminatoires, vérifiez s’il existe une note de qualité minimale, déterminez l’incidence de la formule de prix sur votre note, posez des questions de clarification, prenez votre décision et planifiez le bid en fonction des points attribués.

Ce qu’il vous faut avant de commencer

Cette lecture revient au head of bids ou au bid manager qui pilote un appel d’offres en cours et doit encore prendre la décision bid/no-bid. Rassemblez l’ensemble du dossier avant de lire le moindre critère : les instructions, la méthode d’évaluation, le cahier des charges, les clauses contractuelles et le bordereau de prix. Les critères susceptibles de mettre fin à un bid peuvent figurer dans n’importe lequel de ces documents. Par exemple, une question de sélection peut fixer le chiffre d’affaires requis, le cahier des charges le niveau de service à assurer et les clauses contractuelles la responsabilité à assumer. Pris séparément, chaque document semble gérable.

Vérifiez ensuite le régime applicable en fonction du pays et de la date de début de la procédure de passation. En Angleterre, au pays de Galles et en Irlande du Nord, les procédures engagées à compter du 24 février 2025 relèvent du Procurement Act 2023. Les procédures antérieures restent régies par les textes qu’il a remplacés. Les recommandations à consulter pour vérifier un critère dépendent donc de cette date. Ailleurs en Europe, vérifiez quelles règles nationales régissent l’appel d’offres avant de vous appuyer sur les recommandations qui s’y rapportent.

Associez ensuite deux personnes au bid manager pour cette lecture. La première est la personne responsable de la tarification, car la formule de prix détermine le poids que doit porter la qualité. La seconde est l’expert qui connaît le mieux le cahier des charges, car c’est là que se cachent les exigences minimales. Les conclusions que vous tirez tous les trois alimentent le reste de votre processus de gestion des appels d’offres, de la matrice de conformité au plan de bid.

Repérez chaque critère éliminatoire, au-delà des critères de sélection de l’appel d’offres

Recensez toutes les exigences du dossier dont le non-respect peut entraîner le rejet pur et simple d’une offre, et pas seulement les critères de sélection, car une offre peut tout aussi sûrement être éliminée sur une exigence que personne n’a décortiquée. Les motifs d’exclusion et l’étape de sélection - conditions de participation au titre du Procurement Act 2023, ou justificatifs initialement déclarés dans le DUME pour un appel d’offres de l’UE - constituent le point de départ évident. Ce sont rarement les seuls.

Critères éliminatoires de la méthode d’évaluation

Les recommandations du Cabinet Office sur l’évaluation des offres concurrentes, destinées aux acheteurs en Angleterre, au pays de Galles et en Irlande du Nord, autorisent les critères éliminatoires et précisent que la méthode d’évaluation doit indiquer dans quels cas le non-respect d’un ou plusieurs critères entraînerait la disqualification d’une offre. La méthode d’évaluation est donc le premier document à lire ligne par ligne. Reprenez mot pour mot dans votre liste chaque règle de disqualification énoncée, ainsi que toute note minimale requise pour une question notée, qui sera traitée à l’étape suivante. Si la méthode d’évaluation ne précise pas les conséquences du non-respect d’une exigence, considérez ce silence comme une question à poser à l’acheteur, et non comme une autorisation.

Critères éliminatoires hors des instructions

Ces mêmes recommandations citent la remise tardive d’une offre et une réponse dépassant le nombre de mots prescrit comme exemples de non-respect d’une exigence procédurale, pouvant conduire un acheteur à écarter une offre. Les échéances, les limites de mots et de caractères, les formats de fichiers et les pièces jointes obligatoires doivent donc figurer dans la liste des critères éliminatoires, et pas seulement dans le plan de production.

Lisez ensuite le cahier des charges et les clauses contractuelles pour repérer les exigences minimales formulées avec « doit ». Par exemple, le cahier des charges peut imposer un niveau de service que votre organisation n’assure pas aujourd’hui, ou les clauses contractuelles peuvent fixer un niveau d’assurance ou un plafond de responsabilité que l’entreprise n’acceptera pas. Dans les deux cas, il s’agit d’un critère éliminatoire, que les instructions le présentent ainsi ou non. Attribuez chaque ligne de la liste à un responsable et indiquez clairement oui, non ou pas encore.

Dans SEQUESTO : Agent Force, qui fait partie de l’agentic operating system (aOS) de SEQUESTO, extrait de chaque fichier du dossier les exigences, les critères d’évaluation, les pièces jointes obligatoires et les limites de mots pour les consigner dans une liste suivie. Le bid manager valide cette structure avant le début de la rédaction, afin que la liste des critères éliminatoires et la structure de la réponse reposent sur la même lecture.

Vérifiez si les critères d’évaluation de l’appel d’offres imposent une note de qualité minimale

Cherchez une note de qualité minimale avant d’examiner le prix, car si la méthode d’évaluation prévoit que le fait de ne pas l’atteindre est éliminatoire, aucun prix ne pourra sauver l’offre. Cette note peut s’appliquer à chaque question, à une section ou à la note globale de qualité, et une même méthode peut en prévoir plusieurs. Notez chacune d’elles en regard de la question correspondante dans votre liste de critères éliminatoires.

La note minimale requise pour une question à faible pondération mérite la même attention que celle d’une question à forte pondération. La pondération indique ce que la question ajoute à votre note. Elle ne dit rien de ce que vous coûte un échec, qui peut vous faire perdre l’ensemble du bid.

Évaluez ensuite vos réponses probables au regard des descriptifs, comme le ferait un évaluateur, avant toute prise en compte du prix. Pour chaque question assortie d’une note minimale, prenez les preuves dont vous disposez réellement - l’étude de cas, la certification, la méthode que vous avez mise en œuvre - et confrontez-les au descriptif correspondant à la note minimale, et non à la note maximale. Si vous ne disposez pas des preuves exigées par ce descriptif et ne pouvez pas les obtenir avant l’échéance, cette note minimale devient un critère éliminatoire auquel vous ne satisfaites pas.

Demandez au bid manager, au responsable de la tarification et à l’expert du cahier des charges de noter séparément chaque question assortie d’un seuil. Si leurs notes diffèrent d’un point entier sur l’échelle, considérez que la question présente un risque tant que vous n’avez pas trouvé la preuve permettant de trancher.

Déterminez l’effet de la formule de prix sur votre note

Convertissez l’écart entre votre prix et l’offre la plus basse probable en points de qualité, car ce chiffre vous indique si la qualité peut porter le bid. La méthode d’évaluation précise la formule. Lorsque le prix est évalué par rapport à un budget fixe ou à un plafond, vous déterminez votre note de prix. Lorsqu’il est évalué par rapport à l’offre la plus basse - par exemple, le prix le plus bas divisé par votre prix, puis multiplié par le nombre de points attribués au prix - une partie de votre note dépend des autres soumissionnaires.

Écart de prix en points de qualité

Avec cette formule relative, les points que vous perdez par rapport au soumissionnaire le moins-disant correspondent aux points de prix multipliés par votre écart, puis divisés par 100 plus cet écart, exprimé en pourcentage. Pour de faibles écarts, le résultat est proche du pourcentage de cet écart appliqué aux points de prix. C’est le nombre de points de qualité que vous devez reprendre au soumissionnaire le moins-disant pour simplement revenir à égalité.

Exemple chiffré, fourni uniquement à titre d’illustration : le prix compte pour 30 points et la qualité pour 70, et votre prix est supérieur de 10 % à l’offre la plus basse. Votre note de prix est de 30 × 100 ÷ 110, soit 27,3. Vous perdez donc 2,7 points par rapport au moins-disant. Pour combler l’écart, vous devez obtenir 2,7 points de qualité de plus que ce soumissionnaire, soit environ 4 % des points de qualité disponibles. La possibilité de les obtenir dépend de votre appréciation des questions ayant le plus de poids, tranchée lors de la décision bid/no-bid.

Vos concurrents déterminent votre note de prix

Les recommandations du Cabinet Office mettent en garde les acheteurs contre les effets de la notation relative sur le rapport qualité-prix, lorsque la note de prix de chaque fournisseur est calculée à partir du prix le plus bas reçu. Pour vous, cela signifie que votre note varie en fonction de prix que vous ne verrez jamais. Reprenons l’exemple : si un concurrent propose un prix inférieur de 10 % à l’offre la plus basse que vous aviez anticipée, votre prix inchangé est désormais supérieur d’environ 22 %.

Le nombre de points de qualité dont vous avez besoin a doublé sans que votre offre ait changé. Estimez l’offre la plus basse sous forme de fourchette, et non de valeur ponctuelle, puis appliquez la formule aux deux extrémités.

Le nombre de concurrents dont vous devez anticiper les prix peut être faible. Les données du rapport spécial 28/2023 de la Cour des comptes européenne montrent que le nombre moyen de soumissionnaires dans les procédures de l’UE au-dessus des seuils est passé de 5,7 en 2011 à 3,2 en 2021, tandis que la part des procédures ne comptant qu’une seule offre est passée de 23,5 % à 41,8 %. Avec une moyenne de 3,2 offres, le prix le plus bas peut n’être que l’un des deux ou trois autres prix proposés, et un seul prix agressif détermine la note de tous. Pour prendre votre décision, retenez la borne basse de votre fourchette. Si le nombre de points de qualité requis dépasse ce que vous pouvez raisonnablement obtenir, vous êtes en concurrence sur le prix, quelle que soit la pondération annoncée.

Posez une question de clarification lorsqu’un critère est flou ou manquant

Envoyez une question de clarification avant la décision bid/no-bid lorsqu’une pondération, une méthode de notation, une note minimale ou une formule de prix est absente ou ambiguë, car la réponse peut modifier la décision. Il peut notamment être utile de demander des précisions sur la pondération de sections sans répartition entre leurs questions, sur une note minimale qui ne précise pas si elle s’applique à chaque question ou à l’ensemble, ou sur un prix « évalué selon la valeur » sans formule. Le Procurement Act 2023 interdit à un acheteur d’inviter des fournisseurs à répondre à un appel d’offres si l’avis ou les documents ne leur fournissent pas suffisamment d’informations pour préparer une offre, ce qui donne un fondement solide à toute question sur une méthode manquante.

Posez également une question lorsqu’un critère éliminatoire semble plus restrictif que ne l’exige le marché. La Cour des comptes européenne relève que des critères de sélection ou des exigences techniques trop restrictifs peuvent limiter le nombre d’entreprises participantes, et que plus de 40 % des répondants à son enquête les ont cités comme une cause d’offre unique. Un acheteur qui souhaite favoriser la concurrence a tout intérêt à examiner ce point. Demandez si une norme équivalente ou un niveau inférieur serait accepté, plutôt que d’affirmer que le critère est injustifié.

Limitez chaque question à un seul critère afin d’éviter une réponse partielle. Pour savoir comment formuler une question et choisir le bon moment pour qu’elle change votre bid, consultez notre article sur les questions de clarification en appel d’offres.

Prenez la décision bid/no-bid sur l’ensemble des critères d’évaluation de l’appel d’offres

Évaluez les critères dans leur ensemble, car une note élevée sur un volet ne peut pas compenser un échec sur un autre. L’APMP fonde la décision bid/no-bid sur le retour sur investissement, la probabilité de réussite et le risque. Ces critères vous permettent de mesurer la probabilité de réussite et le risque pour ce bid, et d’évaluer les ressources nécessaires.

Critères qui mettent fin au bid

Tout critère éliminatoire que vous ne pouvez pas satisfaire avant l’échéance met fin au bid, tout comme toute note de qualité minimale que vos preuves ne permettront pas d’atteindre. Aucun des deux n’est une pondération qui peut être compensée par un autre élément. Si une question de clarification reste en suspens sur l’un d’eux, la décision attend la réponse. Sinon, c’est non.

Signes que les notes sont atteignables

Une fois les critères éliminatoires écartés, trois éléments permettent de déterminer si le bid mérite l’effort requis : votre positionnement tarifaire selon la formule, dans le bas de votre fourchette, les points que vous pouvez raisonnablement gagner face au concurrent le plus solide sur les questions les plus fortement pondérées, et la capacité de ces points à compenser l’écart de prix. Ne partez pas du principe que la qualité suffira. La Cour des comptes européenne a constaté qu’en 2021, huit États membres avaient attribué plus de 80 % de leurs procédures à l’offre la moins-disante. Sur certains marchés, il faut donc s’attendre à une grille de critères dominée par le prix, plutôt que d’y voir une exception.

Mettez le résultat en regard du nombre de bids auxquels vous pouvez affecter une équipe. Un bid que vous ne pouvez gagner que sur le prix ne justifie peut-être pas de mobiliser un rédacteur d’offres dont vous avez besoin pour un autre que vous pouvez gagner sur la qualité. Consignez le raisonnement avec la décision. Pour la défendre ensuite, voyez comment prendre et consigner une décision go/no-go.

Dans SEQUESTO : votre équipe demande à James, qui orchestre le travail dans aOS, d’évaluer l’opportunité. Il formule ensuite une recommandation bid/no-bid motivée, à partir des documents de l’appel d’offres et des informations propres à votre organisation. Le bid manager prend la décision, et le raisonnement reste documenté pour examen.

Intégrez la pondération des critères d’attribution au plan de bid

Accordez à la rédaction et aux experts un temps proportionnel au nombre de points attribués à chaque question, car tout effort dépassant ce barème se fait au détriment d’une question plus fortement pondérée.

Points par question

Lorsque la méthode d’évaluation répartit la pondération d’une section entre ses questions, multipliez cette pondération par la part de chaque question. Divisez ensuite le résultat par la note maximale du barème pour déterminer la valeur d’un échelon supplémentaire. Cette valeur sert de base à la planification : elle indique ce que vous gagnez en faisant passer une réponse d’acceptable à bonne, et où cette amélioration demande le moins d’effort.

Les questions assorties d’une note minimale passent en premier, quelle que soit leur pondération, car l’étape consacrée aux seuils a montré ce qu’il en coûte de ne pas les réussir. Lorsqu’un expert métier détient les preuves nécessaires à plusieurs réponses fortement pondérées, sollicitez-le d’abord pour la plus importante et recueillez au cours du même échange les éléments requis pour les autres. Il revient ensuite aux rédacteurs d’aligner chaque réponse sur ses descriptifs de notation, un sujet traité dans notre guide sur la rédaction d’une réponse à un appel d’offres.

Quand les pondérations peuvent évoluer

Les pondérations ne sont pas toujours définitives au moment de la planification. Dans le cadre d’une procédure concurrentielle flexible relevant du Procurement Act 2023, les recommandations du Cabinet Office permettent à une pondération publiée sous forme de fourchette d’évoluer dans les limites de celle-ci avant la remise des offres finales. L’exemple donné concerne des dispositions de transition pondérées de 10 % à 30 %. Pour tout élément nécessitant l’intervention anticipée d’un expert, planifiez en fonction du haut de la fourchette, puis adaptez la rédaction une fois la pondération confirmée.

Lorsque les documents classent les critères par ordre d’importance au lieu de les pondérer, le plan repose sur le jugement plutôt que sur le calcul. Dans le cadre d’un appel d’offres de l’UE, la directive 2014/24/UE autorise un acheteur qui ne peut pas fixer les pondérations à l’avance à énumérer les critères par ordre décroissant d’importance. Demandez si l’acheteur peut fournir des pondérations relatives. Dans l’attente, accordez la plus grande part au critère le mieux classé, sans supposer que les écarts entre les rangs sont égaux.

Checklist des critères d’appel d’offres

Cochez chaque ligne avant de transmettre le plan aux rédacteurs d’offres :

• Chaque critère éliminatoire issu de la méthode d’évaluation, du cahier des charges, des clauses contractuelles et des instructions figure dans une liste unique, avec un responsable et un statut « oui », « non » ou « pas encore ».
• Chaque note de qualité minimale est identifiée, et votre réponse probable à chaque question concernée est évaluée par rapport au descriptif correspondant à la note minimale.
• L’écart entre votre prix et chacune des deux bornes de votre fourchette estimée pour l’offre la plus basse est converti en points de qualité.
• Une question de clarification a été adressée à l’acheteur pour chaque pondération, méthode de notation, note minimale ou formule de prix manquante ou peu claire, ainsi que pour chaque critère éliminatoire qui semble restrictif.
• Consignez la décision bid/no-bid, les critères éliminatoires susceptibles d’arrêter le bid, votre positionnement tarifaire et les notes que vous pouvez atteindre.
• Le temps de rédaction et des experts est réparti selon le nombre de points par question ; les questions assorties d’une note minimale sont traitées en premier et, pour les pondérations exprimées sous forme de fourchette, la valeur haute est retenue pour la planification.

Appliquez-la au prochain appel d’offres reçu, avant que la réunion de lancement ne mobilise qui que ce soit.