Qu'est-ce qu'une best and final offer (BAFO) ?

Après évaluation des offres initiales par l’acheteur, chaque fournisseur encore en lice reçoit une demande écrite l’invitant à remettre une offre révisée avant une échéance fixée. L’acheteur compare ensuite ces offres révisées pour décider de l’attribution. Dans le cadre des achats et du bid management, ce terme désigne le dernier cycle de révisions, entre l’évaluation et l’attribution, sollicité par un acheteur public ou privé auprès de l’équipe bid du fournisseur. La BAFO prend fin à l’échéance indiquée dans la demande. L’évaluation des offres révisées par l’acheteur et sa décision d’attribution suivent.

Comment fonctionne une BAFO

Qui reçoit la demande

Une demande de BAFO est adressée uniquement aux fournisseurs dont les offres restent en lice après l’évaluation de l’acheteur, c’est-à-dire ceux figurant sur sa liste restreinte. L’équipe bid qui la reçoit est toujours en concurrence, car l’acheteur sollicite simultanément tous les autres fournisseurs de cette liste.

Prenons le cas d’un fournisseur qui a répondu au RFP d’un acheteur pour un contrat de gestion des installations sur plusieurs sites. Après avoir évalué les offres et tenu une réunion de négociation, l’acheteur adresse à l’équipe bid une demande écrite de BAFO. La lettre autorise la révision du bordereau de prix et de la grille des niveaux de service, tout en maintenant inchangées les exigences minimales du cahier des charges. Elle fixe également une échéance et précise qu’aucune autre négociation n’aura lieu.

Cette révision est la dernière que l’acheteur évalue avant l’attribution du contrat. C’est donc la dernière occasion pour l’équipe d’améliorer sa note et d’affiner son prix.

Ce que l’équipe bid révise

Dans une BAFO, les équipes bid révisent généralement d’autres éléments que le prix. Les conditions commerciales, les niveaux de service, la méthode et les hypothèses sous-jacentes au prix peuvent tous évoluer.

Dans le cadre du bid de gestion des installations, le responsable commercial revoit les hypothèses tarifaires qui sous-tendent le bordereau de prix, ce qui entraîne une modification du prix. Les niveaux de service proposés par l’équipe évoluent en conséquence.L’équipe rouvre la lettre relative au bordereau.

Le juriste examine ensuite les clauses contractuelles acceptées par l’équipe et ajoute des commentaires lorsque les annexes révisées ont une incidence sur celles-ci. Chaque modification doit toujours respecter les exigences minimales que la lettre a maintenues en l’état.

La place d’une BAFO dans le processus

Ce qui précède la demande

Un acheteur demande des BAFO après avoir évalué les offres initiales soumises en réponse à son RFP ou à son appel d’offres. Cette demande met fin à la phase pendant laquelle ces offres peuvent encore être modifiées.

Conformément à la Loi type de la CNUDCI, chaque fournisseur encore en lice reçoit la demande à l’issue du dialogue, dans le cadre d’une demande de propositions avec dialogue, ou une fois les négociations concurrentielles terminées.

Dans le processus de réponse à un RFP, la BAFO est l’une des dernières étapes auxquelles un bid peut parvenir. Le processus de réponse du fournisseur passe par les étapes qui y mènent.

Ce qui suit l’échéance

Une fois l’échéance passée, l’acheteur évalue les BAFO et prend la décision d’attribution en les notant conformément aux règles définies dans la procédure de passation de marchés.

Pour l’équipe bid, l’étape suivante est la décision d’attribution. L’acheteur compare l’offre soumise avant l’échéance aux BAFO des autres fournisseurs.

Les règles qui encadrent une BAFO

Ce qu’une équipe bid peut modifier dans une BAFO, ainsi que les obligations qu’elle peut opposer à l’acheteur, dépendent des règles régissant la procédure de l’acheteur. Il peut s’agir d’une loi nationale, d’une loi type adoptée par un État ou des règles d’un organisme qui finance le contrat. Les règles d’un bailleur de fonds ne s’appliquent qu’à ce qu’il finance.

Ce qui peut changer et ce qui ne peut pas

Lorsque la Banque mondiale accepte une BAFO au titre de son Règlement de passation des marchés, l’emprunteur chargé de la procédure invite les soumissionnaires dont les offres sont pour l’essentiel conformes à en soumettre une. Ils ont ainsi une dernière occasion d’améliorer leurs offres, par exemple en réduisant leurs prix, en clarifiant ou en modifiant leur offre, ou en y ajoutant des informations.

Dans l’UE, par exemple, les exigences minimales et les critères d’attribution ne sont pas négociables dans le cadre de la procédure concurrentielle avec négociation, conformément à la directive 2014/24/UE. La BAFO d’une équipe bid est évaluée selon les mêmes critères que son offre initiale.

Dans le cadre du dialogue compétitif de l’UE, l’offre finale s’appuie sur les solutions présentées par le soumissionnaire au cours du dialogue et contient tous les éléments nécessaires à la réalisation du projet. L’autorité peut demander des clarifications, des précisions et des optimisations, à condition qu’aucune modification des aspects essentiels de l’offre ni des besoins et exigences formulés par l’acheteur ne puisse fausser la concurrence ni entraîner une discrimination.

Une équipe bid peut exiger de l’entité adjudicatrice qu’elle respecte l’objet, les critères de qualification et d’évaluation, ainsi que les exigences minimales définis à l’ouverture du dialogue, que la Loi type de la CNUDCI lui interdit de modifier au cours de celui-ci.

Égalité de traitement et échéance unique

Dans l’UE, par exemple, chaque fournisseur encore engagé dans une procédure concurrentielle avec négociation est informé de la date à laquelle l’autorité prévoit de clore les négociations et se voit fixer une échéance commune pour soumettre une offre nouvelle ou révisée, conformément à la directive 2014/24/UE.

L’équipe bid peut compter sur l’égalité de traitement dans les négociations et le dialogue, qui impose les obligations suivantes à l’autorité:

• Elle ne fournit aucune information qui favorise un autre fournisseur.
• Il informe par écrit chaque fournisseur encore engagé dans la procédure de toute modification apportée au cahier des charges ou aux documents, à l’exception des exigences minimales. Il accorde un délai suffisant pour modifier et soumettre à nouveau l’offre.
• Il ne divulgue à quiconque ni les informations confidentielles ni les solutions d’un fournisseur sans le consentement exprès de ce fournisseur.

En vertu de la Loi type de la CNUDCI, les informations communiquées par l’entité adjudicatrice à un fournisseur au cours du dialogue sont transmises simultanément et dans les mêmes conditions à tous les participants, sauf si elles sont propres à ce fournisseur ou confidentielles. La demande de prix doit également informer les fournisseurs de leur droit de contester les décisions contraires à la loi, ainsi que de toute période de suspension.

Comment les offres finales sont évaluées

Dans le cadre de la procédure concurrentielle avec négociation de l’UE, le pouvoir adjudicateur vérifie que les offres finales satisfont aux exigences minimales. Il les évalue au regard des critères d’attribution avant d’attribuer le marché, conformément à la directive 2014/24/UE.

Selon la Loi type de la CNUDCI, la BAFO retenue est celle qui répond le mieux aux besoins de l’entité adjudicatrice, conformément aux critères et à la procédure définis dans la request for proposals initiale. L’équipe bid peut donc s’appuyer sur les pondérations communiquées au départ.

La possibilité de poursuivre les négociations

La possibilité pour l’acheteur de négocier après la BAFO dépend des règles régissant sa procédure de passation de marché.

En vertu de la Loi type de la CNUDCI, aucune négociation n’a lieu sur les best and final offers, qu’elles fassent suite à un dialogue ou à des négociations concurrentielles.

Une demande de bids ou d’offres doit préciser si une BAFO sera utilisée et indiquer qu’aucune négociation ne suivra lorsque le Règlement de passation des marchés de la Banque mondiale s’applique.

En vertu de la directive 2014/24/UE, les offres finales présentées dans le cadre de la procédure concurrentielle avec négociation de l’UE ne font pas l’objet de négociations. Après un dialogue compétitif, l’autorité peut négocier avec le fournisseur dont l’offre finale présente le meilleur rapport qualité-prix afin de confirmer ses engagements financiers ou d’autres conditions. Elle peut le faire à condition qu’aucun aspect essentiel ne soit substantiellement modifié et que la concurrence ne soit pas faussée.

Ce qui distingue une BAFO des étapes similaires

D’autres étapes engagées par un acheteur après la soumission d’une offre peuvent ressembler à une demande de BAFO, mais chacune exige quelque chose de différent de la part de l’équipe bid.

Un cycle de négociation

Lors d’un cycle de négociation, l’acheteur examine les offres initiales et ultérieures de chaque fournisseur afin de les améliorer. L’offre peut évoluer au fil des échanges.

Une BAFO est une révision écrite de l’ensemble de l’offre, que l’équipe bid soumet avant l’échéance fixée dans la demande. Cette demande clôt également la négociation.

Une demande de clarification

Dans le cadre d’une demande de clarification, l’acheteur demande à un fournisseur de transmettre, de compléter ou de clarifier, dans un délai imparti, des informations de son offre qui semblent incomplètes ou erronées. La réponse vient compléter l’offre déjà soumise par l’équipe.

La demande de BAFO va plus loin et invite l’équipe bid à modifier l’offre elle-même, y compris son prix.

Une enchère inversée

Lors d’une enchère inversée, les fournisseurs se font concurrence sur les prix au cours d’un événement en ligne organisé par l’acheteur. Le système évalue automatiquement les offres, et chaque soumissionnaire voit son classement évoluer au fil de l’enchère.

Le prix d’une BAFO est pris en compte au même titre que le reste de l’offre, car l’acheteur l’évalue selon les critères d’attribution. Pour l’équipe bid, une enchère ne permet de modifier que le prix, tandis qu’une BAFO permet aussi de revoir les conditions et les niveaux de service.