Qu’est-ce qu’une demande de devis (RFQ) ?
Une demande de devis (RFQ) est une sollicitation écrite par laquelle un acheteur invite des fournisseurs à chiffrer des biens ou des services déjà spécifiés. Pour une équipe bid, y répondre consiste à établir un devis conforme, avec délais de livraison inclus, validé avant l'échéance.
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L’acheteur précise ce qu’il souhaite acheter, transmet sa demande aux fournisseurs avec une échéance et compare les devis reçus, principalement sur le prix. Dans les marchés publics et privés, la RFQ est la demande qu’un acheteur adressé une fois son besoin défini. Elle fait partie de la famille des documents RFx. La réponse du fournisseur est un devis qui indique ses prix et ses délais pour ce besoin, tandis qu’une réponse à un RFP propose une manière d’y répondre.
In construction and design procurement, RFQ can also stand for request for qualifications, which screens firms on their experience and credentials.
Comment fonctionne une RFQ ?
Ce que l’acheteur envoie
Un acheteur envoie une RFQ lorsqu’il sait exactement ce dont il a besoin et souhaite connaître les prix des fournisseurs. Avant d’envoyer la demande, il détaille chaque élément dans un cahier des charges, ligne par ligne. À réception de la RFQ, l’équipe bid sait que le besoin est arrêté et que son travail consiste à chiffrer ce que décrit le cahier des charges.
Un RFQ précise généralement les spécifications, les quantités, les exigences de livraison, les conditions commerciales telles que les modalités de paiement, les critères d’évaluation et l’échéance de soumission. Son bordereau de prix présente chaque article sur une ligne, avec la quantité correspondante.
Ce que renvoie l’équipe bid
Le fournisseur répond par un devis précisant les prix et les délais. Dans le bordereau de prix, le responsable commercial de l’équipe saisit, pour chaque ligne, un prix unitaire, un montant total et un délai.
Un Subject Matter Expert vérifie chaque ligne par rapport au cahier des charges afin que chaque prix lu par l’acheteur corresponde bien à l’article décrit. Le Bid Manager valide le devis avant l’échéance, car les totaux comparés par l’acheteur correspondent aux prix que l’organisation devra respecter.
Quelle est la place d’une RFQ dans le processus d’achat?
Avant la RFQ
Un RFI intervient plus tôt, avant que l’acheteur ne sollicite des devis ou des offres.
Lorsque la RFQ parvient à l'équipe bid, l’acheteur a déjà consigné ses exigences. Les seules variables restantes sont le prix et le délai pour chaque ligne.
Comment les devis sont comparés
Le prix est généralement le principal critère lorsqu’un acheteur compare des devis. L’équipe chargée des achats compare les montants totaux figurant dans la grille tarifaire de chaque fournisseur.
Comme la comparaison repose sur ces totaux, chaque ligne chiffrée par l’équipe conformément au cahier des charges contribue au montant auquel l’acheteur accorde le plus de poids.
Après l’attribution
L’attribution d’une RFQ donne généralement lieu à un bon de commande adressé au fournisseur retenu, parfois accompagné d’un contrat ou d’un accord d’achat.
Que prévoient les règles de passation de marchés pour les RFQ ?
Quand un acheteur public peut-il y recourir
La Loi type de la CNUDCI sur la passation des marchés publics est un modèle que les États peuvent transposer dans leur législation, et un État peut en exclure certaines méthodes, notamment la demande de devis. Les règles suivies par un acheteur public déterminent s’il peut émettre un RFQ, si un devis peut être modifié après sa soumission et quels critères déterminent l’attribution du marché.
Lorsqu’un État a conservé cette méthode, un acheteur public ne peut l’utiliser que pour des biens ou services standard, facilement disponibles et vendus sur un marché établi. La valeur estimée doit également être inférieure à un seuil fixé par la réglementation des marchés publics.
Les éléments sur lesquels vous appuyer pour établir votre devis
En vertu de la Loi type, chaque fournisseur invité à remettre un devis doit être informé s’il doit inclure les frais additionnels au prix de l’article, tels que le transport, l’assurance, les droits de douane et les taxes. Dans le bordereau de prix des ordinateurs portables d’une autorité régionale de santé, la ligne relative à la livraison indique à l’équipe si le montant inclut la livraison sur les sites hospitaliers.
Lorsque l’équipe pose une question sur un point du cahier des charges, l’acheteur y répond si elle lui parvient dans un délai raisonnable avant l’échéance. Il transmet cette réponse à tous les fournisseurs, sans indiquer qui a posé la question.
Une fois le devis soumis
En vertu de la Loi type, chaque fournisseur remet un seul devis et ne peut plus le modifier. En revanche, une offre dans le cadre d’un appel d’offres ouvert peut être modifiée ou retirée avant l’échéance, sauf disposition contraire dans les documents de consultation. Par conséquent, la validation du Bid Manager avant la soumission constitue la dernière occasion pour l’équipe de corriger une ligne dont le prix est erroné.
L’acheteur et le fournisseur ne peuvent pas négocier un devis une fois celui-ci soumis. L’acheteur peut demander des précisions sur un devis, à condition qu’elles n’entraînent aucune modification substantielle ni aucun changement de prix. Une erreur arithmétique est corrigée, par exemple lorsqu’une ligne du bordereau de l’équipe affiche un total qui ne correspond pas au prix unitaire multiplié par la quantité, et l’équipe en est informée.
Selon ces règles, le devis retenu est celui qui propose le prix le plus bas tout en répondant aux besoins énoncés dans la demande. Le devis le plus bas d’un concurrent pour un ordinateur portable doté de moins de mémoire que ne l’exigent les spécifications ne répond pas à ces besoins. Son prix inférieur ne peut donc pas lui permettre de remporter le marché.
Quelle est la différence entre une RFQ, un RFP et une ITT?
RFQ et RFP
Un RFP demande aux fournisseurs de proposer une approche ou une solution répondant à un besoin, en s’appuyant sur des questions auxquelles les rédacteurs et les experts métier de l’équipe doivent répondre.
Une RFQ demande le coût d’une exigence déjà définie par l’acheteur. L’équipe répond donc par un bordereau de prix.
RFQ et ITT ou appel d’offres
Dans le cadre d’une procédure ouverte, une offre peut être retenue comme la plus avantageuse sur la base de critères annoncés, lesquels ne se limitent pas au prix, conformément à la Loi type de la CNUDCI relative à la passation des marchés publics. Une ITT qui évalue la qualité en plus du prix comprend des critères d’attribution, des pondérations et des questions notées destinées aux rédacteurs de l’équipe.
Dans le cadre d’une RFQ, l’équipe n’a aucune question à traiter et sa grille tarifaire constitue l’intégralité de sa réponse.
Ce que SEQUESTO fait avec une RFQ
Un RFQ ne laisse rien à rédiger à l’équipe, seulement une grille tarifaire. SEQUESTO apporte donc le contrôle nécessaire : vérifications de conformité, attribution de chaque ligne aux bonnes personnes et validation du prix par le Bid Manager. Lorsqu’un dossier RFQ est importé dans un projet, SEQUESTO l’identifie comme tel en fonction de son libellé, de sa structure et de ses métadonnées. Le Bid Manager peut également sélectionner le type lors de l’importation. SEQUESTO traite chaque type de RFx différemment. Pour un RFQ, le résultat prend la forme de tableaux tarifaires.
Les agents spécialisés de l’Agent Force intègrent au projet l’échéance, les pièces jointes obligatoires, les lignes de spécification et les critères d’évaluation, afin que l’équipe puisse vérifier la conformité avant la soumission. Ils transforment également chaque exigence assortie d’une date en une liste de tâches. James ajoute les étapes de validation de l’organisation et les points de contrôle financiers sous forme de jalons, chacun avec un réviseur désigné et un créneau réservé.
Le workflow RFQ de l’équipe, enregistré en tant que modèle avec sa propre chaîne d’approbation et ses propres rôles de contributeurs, attribue chaque ligne au collègue qui en établit le prix et à l’expert métier qui la vérifie. Chaque ligne peut avoir son propre réviseur et son propre approbateur. L’équipe voit ce que les agents ont fait et décide de l’accepter, de le rejeter ou de le modifier.
Le Bid Manager approuve le devis final, qui est exporté dans la même structure que la grille tarifaire reçue, puis un membre de l’équipe le soumet sur le portail de l’acheteur. Chaque approbation est consignée avec l’identité de son auteur et la date à laquelle elle a été accordée.