Qu'est-ce qu'un bid manager ?

Le travail du bid manager se déroule en plusieurs étapes, de la qualification à l’évaluation, en passant par la remise de l’offre. Il est responsable de la décision bid/no-bid, du plan de bid, de la matrice de conformité et du cycle de revue. Il obtient également l’adhésion de la direction avant le lancement formel de la réponse.

Le rôle s'articule autour de passages de relais. Une fois l'opportunité validée par la direction, le bid manager la divise en sections, désigne les responsables et fixe les dates, puis rassemble les réponses pour les faire relire avant tout envoi à l'acheteur. L'intitulé varie selon les organisations. Il ne désigne jamais le responsable des achats de l'acheteur, qui se trouve de l'autre côté du même appel d'offres.

Le rôle du bid manager, de l'avant-bid à l'évaluation

Les responsabilités d'un bid manager se comprennent mieux comme des décisions que comme des tâches. À chaque étape, certaines décisions lui reviennent, d'autres nécessitent l'adhésion de la direction, et d'autres encore sont confiées aux personnes qui rédigent les réponses. Bid management désigne la discipline. Le bid manager porte ces décisions tout au long d'un bid en cours, en suivant les étapes définies par l'Association of Proposal Management Professionals (APMP) dans son Winning Business Ecosystem.

Cette grille de lecture vous permet d’évaluer simplement chaque bid en cours : pour chaque question en suspens, déterminez à laquelle des trois catégories elle appartient. Si elle concerne le plan, le bid manager tranche. Si elle porte sur la décision de poursuivre ou non, il prend la décision et obtient l’adhésion de la direction. Si elle concerne le contenu d’une réponse, il la transmet à son responsable, puis la révise.

Avant le bid : décision bid/no-bid et adhésion de la direction

APMP situe la décision bid/no-bid dans la phase de pré-bid. Cette décision évalue s’il est pertinent de poursuivre l’opportunité au regard du retour sur investissement, de la probabilité de réussite et du risque. Elle aboutit à l’adhésion de la direction avant le lancement formel de la démarche.

À ce stade, le travail du bid manager consiste donc à prendre la décision de go/no-go elle-même. Il évalue les éléments disponibles selon chacun de ces trois critères et les présente afin que la direction puisse donner son accord en sachant clairement ce que coûtera la poursuite de l'opportunité et où elle pourrait échouer.

Le passage de relais fonctionne dans les deux sens. Une fois l'adhésion de la direction obtenue, il revient au bid manager de piloter la réponse.

Le bid : le plan, la conformité et les revues pilotés par le bid manager

Une fois le bid lancé, le bid manager est responsable du plan. L’étape de planification du bid définie par l’APMP fixe les jalons pour la rédaction, les revues et la remise de l’offre
; définit les responsabilités de chacun
; alloue les ressources
; et établit les calendriers internes et les points de suivi. Le bid manager prend ces décisions, puis veille à ce que les contributeurs les respectent.

Par exemple, le plan relatif à une note méthodologique précise qui en est le rédacteur, l’expert métier qui fournit les détails, le processus de revue auquel elle est soumise et la date à laquelle elle doit être remise. Les contributeurs décident du contenu de la réponse. Le bid manager fixe l’échéance et désigne la personne chargée de la vérifier.

Lors de l'examen du RFP, l'APMP demande à l'équipe d'analyser les exigences, les instructions, les critères d'évaluation et les échéances de remise de l'offre, puis d'établir une matrice de conformité pour suivre les exigences applicables à la réponse.

L’étape de développement du bid d’APMP comprend des revues Pink, Red et Gold visant une amélioration itérative, avec un contrôle continu de la conformité et de l’adéquation aux critères du RFP.

Après la remise de l'offre : clarifications et évaluation

La remise de l'offre ne met pas fin au bid. Dans le cycle de vie de l'APMP, l'équipe bid suit l'état de l'évaluation et traite les demandes de clarification et les avis d'évaluation de l'acheteur une fois la réponse remise.

Pour le bid manager, cela signifie que le plan doit aller au-delà de la date de remise de l'offre. Les experts qui ont rédigé les réponses doivent rester joignables pendant l'évaluation par l'acheteur. Si le bid est remporté, le travail se poursuit avec la négociation du contrat.

Ce que le bid manager vérifie avant la remise de l'offre

Avant la remise d'une offre, le bid manager vérifie que la mise en forme finale, l'assurance qualité et les contrôles de conformité sont terminés ; que le contenu répond à la fois aux exigences de l'acheteur et à la stratégie de bid ; et que l'offre est remise selon les instructions de l'acheteur, avec confirmation de sa bonne réception.

Contrôles de conformité et de qualité

L’étape de remise de l’offre de l’APMP regroupe ces contrôles : mise en forme finale, assurance qualité et conformité, remise de l’offre selon les modalités indiquées par l’acheteur (sur support physique ou par voie numérique), et confirmation de sa bonne réception. La liste des vérifications avant remise de l’offre est donc la suivante :

• La mise en forme de chaque fichier respecte les instructions de l’acheteur.
• Chaque ligne de la matrice de conformité renvoie à une réponse.
• L’assurance qualité est terminée pour chaque section.
• Le mode de remise de l'offre est conforme aux instructions.
• La réception est confirmée et consignée.

Ces contrôles précèdent l’approbation finale du bid manager. Le plan doit donc indiquer la date d’approbation, et les contrôles doivent être terminés avant cette date, et non menés en parallèle.

Vérifier le contenu au regard des exigences et de la stratégie de bid

APMG International, qui administre la certification APMP, décrit ce rôle comme la supervision du contenu des offres. L’objectif est de veiller à ce que les exigences du client soient clairement prises en compte et que l’offre finalisée soit conforme à la stratégie de bid de l’organisation.

Il s’agit de deux vérifications distinctes. La matrice de conformité indique qu’une exigence a reçu une réponse. La vérification stratégique détermine si cette réponse étaye l’argumentaire sur lequel repose le bid. Par exemple, une offre peut répondre à toutes les exigences tout en reléguant au second plan le thème gagnant sur lequel reposait la décision de qualification. Seule une personne lisant l’offre dans son intégralité, et non une section isolée, pourra le détecter.

Avec qui le bid manager travaille sur un bid en cours

Sur un bid en cours, le bid manager mobilise les experts en offres, en capture et les experts métier nécessaires, met à leur disposition les outils et modèles dont ils ont besoin, et veille à ce que la tarification soit alignée sur la stratégie du bid et les thèmes gagnants.

Experts métier et rédacteurs d'offres

L’APMP situe la constitution de l’équipe et la mobilisation des ressources dans la phase de pré-bid. Il s’agit de faire intervenir des experts en offres, en capture et des experts métier, ainsi que de réunir les outils, les modèles et les systèmes de support nécessaires au bid. L’APMG cite les experts métier et les rédacteurs d’offres parmi les interlocuteurs de ce poste, et inclut la coordination des contributions et des revues dans ses principales responsabilités.

Pour collaborer avec des contributeurs rattachés à un autre responsable, consultez l’article « collaborer avec des experts métier sur les appels d’offres ».

Le rôle du bid manager consiste ici à coordonner, et non à rédiger. Les experts connaissent la réponse et les rédacteurs la mettent en forme. Le bid manager veille à ce que chacun intervienne dans les délais et à ce que les différentes parties forment un ensemble cohérent.

Équipes juridiques, tarification et contrats

Lors de l’élaboration d’un bid, l’APMP aligne la tarification sur la stratégie du bid et les thèmes gagnants. Quelle que soit la personne qui établit le prix, le rôle du bid manager est de veiller à ce que les chiffres et l’argumentaire défendent la même proposition. Un prix élevé, par exemple, exige une réponse qui le justifie.

Ce qui distingue un bid manager des fonctions connexes

Le bid manager est responsable du calendrier, des ressources et de la stratégie de bid. Les rôles avec lesquels il est le plus souvent confondu consistent soit à rédiger les contenus, soit à exercer les mêmes fonctions sous un autre intitulé, soit à intervenir côté acheteur dans le cadre de l'appel d'offres.

Bid manager et rédacteur d'offres

Un rédacteur d'offres rédige et affine les réponses. Le bid manager tient le planning à jour, organise les ressources et veille à la mise en œuvre de la stratégie de bid, conformément à la description du rôle par l'APMG. Le rédacteur produit le texte. Le bid manager produit une réponse complète, conforme et remise dans les délais.

Dans une petite équipe, une même personne peut assumer les deux rôles. Un test simple permet de les distinguer : si une tâche modifie le plan, une échéance ou la répartition des relectures, elle relève de la gestion. Si elle modifie la formulation d’une réponse, elle relève de la rédaction.

Bid manager et proposal manager

APMG regroupe cet ensemble de responsabilités sous l'intitulé proposal manager, employé là où bid manager ne l'est pas. Le travail reste le même : planification, ressources, contributions et revues, stratégie, conformité et pilotage du processus.

Les intitulés varient d’une organisation à l’autre. L’intitulé d’un poste donne donc peu d’indications sur les fonctions exercées.

Bid manager et responsable des achats de l’acheteur

Le responsable des achats de l’acheteur publie l’appel d’offres, répond aux demandes de clarification des soumissionnaires et conduit l’évaluation. Il travaille pour l’organisation qui attribue le marché.

Le bid manager se trouve de l’autre côté. Il prend connaissance des instructions et des critères d’évaluation de l’acheteur, puis élabore une offre. Il pose ses questions de clarification par le canal prévu dans l’appel d’offres et n’échange avec l’équipe de l’acheteur que dans le cadre autorisé par les documents de l’appel d’offres.