Peut-on utiliser l’IA pour la rédaction d’offres ?

Oui, la plupart des appels d’offres vous permettent de rédiger une offre avec l’IA, car l’acheteur évalue la réponse que vous signez, et non l’outil qui l’a rédigée. Pour un bid donné, trois éléments décident : les consignes de l’acheteur sur l’IA, ce que les conditions de l’appel d’offres et la protection des données vous autorisent à coller dans un outil, et votre capacité à étayer chaque affirmation que l’outil rédige.

Les consignes de l’acheteur priment

Lisez le règlement de la consultation pour repérer toute mention de l’IA avant qu’un rédacteur ne travaille dans ChatGPT, car les conditions propres à l’acheteur fixent ce que vous pouvez faire sur ce bid. Chaque acheteur établit ses propres règles sur l’IA dans les réponses aux appels d’offres. Si l’appel d’offres n’en prévoit aucune, ce sont les deux autres conditions qui tranchent.

Pour l’administration centrale britannique, la Procurement Policy Note 017 (PPN 017) du Cabinet Office indique que le recours à l’IA par un fournisseur n’est pas interdit pendant la procédure de passation. Elle demande aux acheteurs d’en évaluer les risques comme si vous aviez fait appel à un rédacteur d’offres. Le texte publié de la note cite aussi, parmi les mesures que les acheteurs peuvent prendre, le fait de demander aux fournisseurs de déclarer leur recours à l’IA pour élaborer leur offre. Ses exemples de questions demandent au fournisseur de confirmer que les réponses élaborées avec l’aide de l’IA ont été contrôlées et que leur exactitude a été vérifiée. Ailleurs en Europe, vous travaillez à partir des clauses propres à l’appel d’offres.

Ces clauses varient d’un acheteur à l’autre. Un appel d’offres peut plafonner la part de la réponse que l’IA peut rédiger, ou exiger qu’une personne valide chaque élément avant la remise de l’offre. Il peut aussi demander, dans un questionnaire de qualification, si l’IA a été utilisée et quelle part elle a rédigée. Chacune de ces clauses change la façon dont vous composez l’équipe de rédaction.

Prenons un bid manager dont les rédacteurs ont préparé dans ChatGPT les mémoires techniques d’un appel d’offres de facility management. Si les consignes exigent une validation de chaque élément, un relecteur nommément désigné est affecté à chaque réponse dès l’élaboration du planning, et non lors de la relecture finale. Si elles plafonnent la part de l’IA, les rédacteurs doivent savoir avant de commencer quelles réponses peuvent contenir du texte rédigé par l’IA.

Ce que les conditions de l’appel d’offres vous autorisent à coller

Les clauses de confidentialité de l’appel d’offres et vos propres règles de sécurité de l’information déterminent ce qui entre dans ChatGPT, Claude ou tout autre outil. Vérifiez les unes et les autres avant que quiconque n’y colle les documents de l’acheteur, car les documents de l’appel d’offres sont souvent confidentiels, et les CV comme les études de cas contiennent des données personnelles.

Revenons au bid de facility management : un rédacteur veut coller le cahier des charges et le CV du responsable de contrat pressenti pour rédiger la réponse sur la mobilisation. Le cahier des charges est une information confidentielle de l’acheteur. Demandez à votre équipe sécurité si l’outil, tel que votre organisation l’a configuré, exclut les contenus collés de l’entraînement des modèles. Avant cela, lisez chaque partie du dossier d’appel d’offres pour repérer ce qui doit rester confidentiel.

Le CV contient des données personnelles. En vertu du RGPD européen, le responsable du traitement doit intégrer la minimisation des données dans sa manière de traiter les données personnelles. Le rédacteur ne colle donc que l’expérience utile à la réponse, et non les coordonnées ou tout le parcours professionnel.

À la validation, chaque affirmation rédigée par l’IA devient la vôtre

Le bid manager est responsable de chaque réponse, quel qu’en soit le rédacteur : une affirmation rédigée par l’outil devient donc la vôtre à la validation. Ce à quoi une réponse vous engage ne change pas parce qu’un modèle a écrit la phrase.

Le danger, c’est une affirmation bien tournée mais fausse. Dans le bid de facility management, le projet d’étude de cas cite une certification et décrit un contrat antérieur. Les deux se lisent comme des faits. Aucun n’en est un tant que quelqu’un ne l’a pas rattaché à un certificat ou à un document contractuel.

L’endroit où se trouve l’affirmation détermine ce qu’elle peut vous coûter. Dans une question notée, une affirmation non étayée affaiblit la réponse. Dans les réponses de sélection, elle peut vous coûter le bid. En vertu de la directive 2014/24/UE, telle que chaque État membre l’a transposée, un acheteur peut exclure un soumissionnaire qui s’est rendu coupable de fausse déclaration en fournissant les renseignements exigés pour vérifier la satisfaction des critères de sélection ou l’absence de motifs d’exclusion. Il en va de même pour un soumissionnaire qui a caché ces informations. Une affirmation rédigée par l’IA et non vérifiée sur le chiffre d’affaires, les assurances ou une accréditation est un risque pour la sélection autant que pour la qualité.

Concentrez donc les vérifications là où se trouvent les enjeux. Avant validation, confiez les certifications, les références contractuelles, les chiffres et les engagements de prestation à la personne responsable des preuves, et non au correcteur.

Une règle pour utiliser l’IA sur votre prochain bid

Utilisez l’IA sur tout bid dont les consignes l’autorisent, à condition de pouvoir dire, lors de la remise de l’offre, quelles réponses elle a rédigées et qui a vérifié chacune d’elles. Si l’acheteur vous demande de confirmer que les réponses élaborées avec l’aide de l’IA ont été contrôlées, une équipe sans cette trace ne peut pas le faire honnêtement.

Procédez dans cet ordre :

1. Avant le lancement du bid, obtenez l’autorisation des équipes sécurité et juridique pour utiliser l’outil avec des documents confidentiels et des données personnelles.
2. Repérez les clauses sur l’IA dans le règlement de la consultation, et désignez des relecteurs pour respecter toute règle de validation ou tout plafond sur la part de l’IA.
3. Ne collez que ce que les clauses de confidentialité autorisent, et seulement les données personnelles nécessaires à chaque réponse.
4. Consignez, pour chaque réponse, si l’IA l’a rédigée et qui l’a vérifiée.
5. Avant validation, rattachez chaque affirmation factuelle au document qui l’atteste.

Dans l’agentic operating system (aOS) de SEQUESTO, chaque ébauche de réponse de James présente le raisonnement qui la sous-tend, et chaque appel à un agent, chaque modification et chaque validation sont consignés avec l’acteur, l’horodatage et l’élément concerné. La trace de ce que l’IA a rédigé et de qui l’a validé existe donc au moment de la remise de l’offre. Pour savoir ce que les relecteurs doivent voir avant de valider, lisez l’article sur l’IA traçable dans la réponse aux appels d’offres. Pour le processus dans lequel s’inscrit cette règle, lisez l’article sur le bid management.

Commencez par le bid sur lequel vous travaillez. Ouvrez ses consignes, repérez toute clause sur l’IA et désignez la personne qui vérifiera chaque réponse avant la première ébauche.