Le règlement européen sur l’IA s’applique-t-il à la rédaction d’offres ?

Oui, mais de façon limitée : une équipe bid qui utilise l’IA au travail est un déployeur au sens du règlement européen sur l’IA, et sa principale obligation porte sur la maîtrise de l’IA. Rédiger une réponse pour un seul acheteur n’est pas un usage à haut risque et ne produit pas un texte d’intérêt public : les obligations les plus lourdes du règlement et son obligation d’étiquetage ne s’appliquent donc pas à l’équipe. Lorsque l’appel d’offres fixe ses propres règles sur l’IA, celles-ci s’imposent à l’offre plus directement que le règlement.

Votre équipe est concernée si la réponse est utilisée dans l’UE

Si votre équipe utilise un outil d’IA au travail, le règlement européen sur l’IA la considère comme un déployeur. Elle entre dans son champ d’application si elle est établie dans l’UE, et très probablement aussi si un acheteur dans l’UE utilise sa réponse. La définition de l’article 3 couvre toute organisation qui utilise un système d’IA sous sa propre autorité et n’exclut que l’usage dans le cadre d’une activité personnelle à caractère non professionnel. Utiliser ChatGPT au travail compte, tout comme Microsoft Copilot, un GPT personnalisé ou une plateforme de réponse dédiée.

Votre lieu d’établissement détermine la voie par laquelle le règlement vous concerne. L’article 2 vise directement les déployeurs établis dans l’Union. Il s’étend aussi à ceux qui sont établis hors de l’Union lorsque les sorties produites par le système d’IA sont utilisées dans l’Union.

Prenons un fournisseur britannique de facility management qui répond à l’appel d’offres d’une commune néerlandaise : ses rédacteurs écrivent des sections dans ChatGPT et le bid manager valide la réponse. Le fournisseur est établi hors de l’UE, mais un acheteur aux Pays-Bas lit et note son texte rédigé avec l’aide de l’IA. Le règlement européen sur l’IA s’applique-t-il à une entreprise britannique qui répond à des appels d’offres dans l’UE ? Selon cette lecture, très probablement oui, et l’équipe devrait donc agir comme si elle était concernée. C’est une déduction tirée de la disposition, qui ne dit rien des offres, et la même équipe a peu de chances d’être visée si elle ne répond qu’à des acheteurs britanniques.

Une réponse envoyée à un seul acheteur ne nécessite aucun étiquetage IA

Dois-je étiqueter un texte rédigé par l’IA dans une offre au titre de l’AI Act ? Non : l’obligation d’étiquetage de l’article 50 vise les textes générés par l’IA et publiés dans le but d’informer le public sur des questions d’intérêt public, alors qu’une réponse à un appel d’offres va aux évaluateurs d’un seul acheteur. Personne ne la publie, donc rien de ce qu’elle contient n’a à être étiqueté au titre du règlement.

Le point à surveiller, c’est tout ce que l’équipe publie ensuite. Si le marché devient une étude de cas publique, le texte atteint le public, même s’il est discutable que l’étude de cas d’un fournisseur informe qui que ce soit sur une question d’intérêt public. Même dans ce cas, selon l’article 50, l’obligation tombe lorsque le texte généré par l’IA a fait l’objet d’un examen humain ou d’un contrôle éditorial et qu’une personne assume la responsabilité éditoriale de la publication. Un relecteur désigné nommément, qui révise et valide l’étude de cas comme le bid manager le fait pour une réponse, peut remplir cette condition.

Si l’appel d’offres vous demande de déclarer votre usage de l’IA, c’est une exigence de l’acheteur, pas du règlement.

Classer des personnes pour un plan d’affectation du personnel : le cas le plus proche de la liste à haut risque

Si vous utilisez l’IA pour choisir quelles personnes nommément désignées figurent dans un plan d’affectation du personnel, vous vous approchez au plus près de la liste à haut risque du règlement, et mieux vaut laisser ce choix à l’humain. L’annexe III énumère les domaines à haut risque, et sa catégorie « emploi » couvre les systèmes d’IA destinés à être utilisés pour le recrutement ou la sélection de personnes physiques.

Supposons que l’appel d’offres néerlandais demande un responsable de compte et des chefs de site nommément désignés. Un rédacteur demande à ChatGPT de resserrer les CV des personnes que le bid manager a déjà choisies. Un autre colle les CV présélectionnés et demande quels candidats proposer. Le premier adapte un contenu. Le second confie à l’IA un choix entre des personnes, ce qui se rapproche davantage de la sélection que décrit la catégorie « emploi ».

Que cet usage fasse de l’outil un système à haut risque relève de la déduction, pas d’un point tranché. L’annexe III parle de systèmes destinés à la sélection, et il n’est pas certain qu’une requête ponctuelle à un assistant conversationnel généraliste entre dans ce cadre. Selon la page de la Commission européenne consacrée au règlement sur l’IA, les obligations à haut risque pour les usages de l’annexe III, dont l’emploi, s’appliquent à partir du 2 décembre 2027, une échéance reportée par la modification de juillet 2026. Laissez le classement à l’humain, et la question ne se pose plus.

Que faire sur votre prochain bid

Lisez d’abord la clause IA de l’appel d’offres, prenez des mesures de maîtrise de l’IA si vous êtes concerné, laissez les choix portant sur des personnes à l’humain et n’ajoutez aucun étiquetage IA que l’acheteur n’a pas demandé. Ces décisions s’inscrivent dans votre bid management actuel, pas dans un chantier de conformité à part.

Parmi les obligations que l’AI Act impose aux déployeurs, celle qui touche la plupart des équipes bid figure à l’article 4. Vous prenez des mesures pour favoriser la maîtrise de l’IA de votre personnel et des autres personnes qui utilisent l’IA pour votre compte. Cette obligation s’applique depuis février 2025 et, depuis la modification de juillet 2026, elle n’exige pas de garantir un niveau précis pour qui que ce soit.

La clause IA d’un appel d’offres peut plafonner la part de la réponse que l’IA peut rédiger, ou exiger qu’une personne valide chaque élément avant la remise de l’offre. Le questionnaire de qualification peut aussi demander si l’IA a été utilisée et quelle part de la réponse elle a rédigée. Traitez la clause comme toute autre exigence de l’appel d’offres que vous extrayez du dossier, et confirmez-la avant de commencer à rédiger.

Lorsqu’un acheteur demande de la transparence sur l’usage de l’IA, vous devez pouvoir montrer ce que l’IA a rédigé et qui l’a validé. Dans l’agentic operating system (aOS) de SEQUESTO, chaque action est consignée avec son auteur, son horodatage et l’élément concerné, des appels d’agents et des modifications jusqu’aux validations, et le journal peut être exporté pour le questionnaire d’un acheteur ou une revue de conformité.

Suivez ces étapes dans l’ordre :

1. Lisez la clause IA de l’appel d’offres et consignez-la comme exigence.
2. Présentez aux rédacteurs, aux relecteurs et aux experts métier les outils d’IA qu’ils utilisent et la façon d’en vérifier les résultats, et gardez une trace de ce briefing.
3. Laissez l’IA adapter les CV, mais ne la laissez jamais choisir les personnes d’un plan d’affectation du personnel.
4. N’étiquetez l’usage de l’IA que lorsque l’appel d’offres le demande.

Au prochain appel d’offres reçu, commencez par la première étape, avant que quiconque n’ouvre un outil de rédaction.