Qu’est-ce que l’évaluation d’un RFP ?

L’évaluation d’un RFP (RFP evaluation en anglais) se déroule par étapes une fois la date limite de remise passée. L’acheteur vérifie d’abord que chaque offre est complète et conforme. Un comité note ensuite les offres qui franchissent ce contrôle, et les fournisseurs les mieux notés peuvent revoir l’acheteur avant l’attribution.

Dans le travail des équipes bid et appels d’offres, le terme désigne l’évaluation par l’acheteur. Son sens s’arrête à la décision d’attribution et au retour que reçoit chaque fournisseur. La revue d’offre menée par le fournisseur avant la remise de l’offre et le travail qui suit l’attribution du marché n’en font pas partie.

Le contrôle de conformité qui ouvre le processus d’évaluation d’un RFP

Le processus d’évaluation d’un RFP commence par l’élimination des offres incomplètes ou qui ne satisfont pas à une exigence obligatoire, avant même qu’elles soient notées. Toute description de l’évaluation d’un RFP part de là, car une offre rejetée à ce contrôle risque de ne jamais être lue sur le fond.

Exigences et pièces jointes obligatoires

Les exigences et pièces jointes obligatoires sont les éléments que le RFP impose dans chaque offre, et l’absence de l’un d’eux peut écarter une offre dès un contrôle préliminaire, avant toute notation. Le guide de la Banque mondiale sur l’évaluation des offres et propositions, rédigé pour les marchés qu’elle finance, place cet examen préliminaire juste après l’ouverture des plis. Il doit permettre au comité d’évaluation de repérer et d’écarter les offres incomplètes ou non valides, et de consacrer son temps et ses ressources aux autres. Une offre écartée à ce stade n’est jamais notée.

Le périmètre du contrôle est fixé par le RFP lui-même : les exigences obligatoires, les pièces jointes et formulaires demandés, le format et les limites de pages ou de mots imposés, ainsi que la date limite. Chaque point se juge par oui ou par non, au regard des instructions et non de la qualité des réponses. Une réponse technique solide à laquelle manque une pièce jointe obligatoire peut être rejetée exactement comme une réponse faible. C’est pourquoi le respect des instructions fait partie du travail de réponse à un RFP dès la première lecture du dossier.

Critères éliminatoires dans la phase d’attribution

Certaines exigences obligatoires se trouvent dans la phase d’attribution elle-même, sous forme de critères éliminatoires à côté des questions notées. La méthode d’évaluation de l’acheteur peut prévoir qu’un échec sur l’un d’eux mette fin à l’évaluation de l’offre. Les questions notées qui suivent ne reçoivent alors jamais de note.

La méthode publiée précise comment un échec est traité. C’est ce document qui détermine si un seul critère non satisfait arrête l’évaluation ou s’il est consigné à côté des notes.

Qui siège au comité d’évaluation d’un RFP

Le comité d’évaluation d’un RFP est le groupe que l’acheteur désigne pour noter les offres. Un modérateur ou un président conduit ensuite le comité vers une note commune.

Composition du comité

Au Royaume-Uni, la Government Commercial Agency, anciennement Crown Commercial Service, conseille aux acheteurs publics de confier l’évaluation à un petit groupe plutôt qu’à une seule personne. Idéalement, ce groupe réunit des compétences financières, techniques et en achats.

Plus largement, les décisions d’achat en entreprise mobilisent elles aussi plusieurs fonctions : une enquête Gartner auprès de 632 acheteurs B2B a relevé des groupes d’achat de cinq à 16 personnes, répartis sur quatre fonctions au plus.

Le modérateur

Selon les recommandations de la Government Commercial Agency, les évaluateurs transmettent leurs notes et leurs rapports à un modérateur qui ne faisait pas partie du comité d’évaluation. Le modérateur examine ces notes, les remet en question et conduit le comité vers une note commune.

Dans le modèle de la Banque mondiale, c’est un président qui dirige la discussion du comité. Dans les deux cas, la note finale de chaque question naît d’un échange que mène cette personne.

Comment fonctionne la notation d’un RFP

La notation d’un RFP se fait en deux temps. Chaque évaluateur note d’abord seul ses questions selon le barème publié, en jugeant ce que montre la réponse. Le comité confronte ensuite ces notes pour arrêter, pour chaque question, une note consensuelle justifiée.

Notes individuelles selon un barème

Chaque évaluateur lit les réponses et les note de façon indépendante, sans se concerter, selon le barème publié dans le RFP. D’après les recommandations de la Government Commercial Agency, ces notes individuelles parviennent au modérateur avec le rapport de l’évaluateur, si bien que chaque note arrive avec sa justification.

La notation indépendante signifie que l’avis d’un évaluateur sur une réponse n’est pas influencé par celui d’un autre avant la modération. Elle fait aussi apparaître les écarts entre évaluateurs, sur lesquels travaille la modération.

Noter ce que montre la réponse

Le barème relie chaque note à des éléments probants dans la réponse. Dans le barème donné à titre d’exemple par la Banque mondiale, la note la plus basse, 0, correspond à une réponse où la caractéristique est absente et où aucune information pertinente ne démontre comment l’exigence est satisfaite. Une note repose donc sur ce que la réponse montre, et non sur ce que l’évaluateur suppose que le fournisseur sait faire.

La modération maintient les évaluateurs sur la même ligne. La Government Commercial Agency demande aux modérateurs de repérer les commentaires laissant penser qu’un évaluateur a tenu compte d’éléments extérieurs à l’offre elle-même, comme une expérience passée. Un évaluateur qui connaît les travaux antérieurs du fournisseur, bons ou mauvais, doit en faire abstraction et noter la réponse qu’il a sous les yeux.

De la modération à la note consensuelle

La modération ramène les notes indépendantes à une seule. Dans le modèle de la Banque mondiale, les évaluateurs expliquent leurs notes et le président conduit la discussion vers une note consensuelle unique et justifiable, qui ne doit pas être une simple moyenne.

Le comité parvient à la note consensuelle par la discussion plutôt que par une simple moyenne, et doit pouvoir justifier la note qu’il retient.

Liste restreinte et présentations après la notation

Après la notation, l’acheteur peut retenir les fournisseurs les mieux notés sur une liste restreinte pour une étape supplémentaire avant l’attribution, comme des présentations, des démonstrations ou une best and final offer. Dans un RFP du secteur privé, l’acheteur fixe lui-même ces étapes : leur tenue et leur ordre dépendent donc du processus qu’il publie.

Établir la liste restreinte

La liste restreinte découle des notes issues de la modération : les fournisseurs en tête passent à l’étape suivante.

Pour les fournisseurs retenus sur la liste restreinte, l’évaluation passe de l’offre écrite à un contact direct avec l’acheteur.

Présentations et démonstrations

Une présentation ou une démonstration permet à l’acheteur de voir l’équipe et la solution derrière l’offre, et de vérifier les affirmations de ses réponses écrites. Le guide du gouvernement britannique destiné aux acheteurs de l’administration centrale en Angleterre, au pays de Galles et en Irlande du Nord, The Sourcing Playbook, indique que la procédure concurrentielle flexible permet d’intégrer à la consultation des démonstrations techniques ainsi que des phases pilotes ou des tests.

Lorsque l’acheteur fixe son propre processus, il décide du format, des participants et de la notation ou non de la séance.

Best and final offers

Une best and final offer est une offre révisée et définitive que l’acheteur demande aux fournisseurs encore en lice avant d’en choisir un. Le guide The Sourcing Playbook cite les best and final offers parmi les étapes que permet la procédure concurrentielle flexible.

Dans le secteur privé, l’acheteur décide s’il organise un tour d’offres finales et quels fournisseurs il y invite. Une négociation avant l’attribution peut se dérouler en parallèle.

Retour après la décision d’attribution

Une fois la décision d’attribution prise, l’acheteur communique le résultat à chaque fournisseur et peut en expliquer les raisons.

Demander un débriefing

Un débriefing est l’explication que l’acheteur donne à un fournisseur sur sa décision, en réunion ou par écrit.

Dans un RFP du secteur privé, l’acheteur choisit librement d’en proposer un ou non, et ce qu’il couvre.

Lire sa note à côté de celle du lauréat

Un fournisseur peut lire sa note à côté de celle du lauréat lorsque l’acheteur communique les deux, comme le font les acheteurs publics en Angleterre, au pays de Galles et en Irlande du Nord. En vertu du Procurement Act 2023, un tel acheteur doit remettre à chaque fournisseur dont l’offre a été évaluée une synthèse d’évaluation avant l’avis d’attribution, et les recommandations du Cabinet Office sur les synthèses d’évaluation confirment que la synthèse d’un fournisseur non retenu contient une copie des informations de notation du lauréat, caviardées si nécessaire.

Mises côte à côte, les deux montrent, critère par critère, où des points ont été gagnés ou perdus.