Rédigez un plan de mobilisation qui résiste à l'attribution

Un plan de mobilisation obtient des points et reste valable après l'attribution lorsque chacune de ses dates est calculée à rebours à partir d'un élément que votre équipe bid ne maîtrise pas : la législation sur le transfert de personnel applicable au lieu de prestation du service, les données et le départ du prestataire en place, ainsi que les délais liés aux technologies et à la formation. Lorsqu'une information ne peut pas encore être connue, le plan la présente comme une hypothèse autorisée par le contrat, au lieu de la dissimuler derrière un diagramme de Gantt qui affiche une assurance trompeuse. Il s'agit ici de mobilisation au sens des services, c'est-à-dire de la période allant de l'attribution du contrat au démarrage complet du service, et non du transfert d'équipements sur un chantier. Les sections ci-dessous suivent l'ordre des travaux : données d'entrée, délai accordé par l'acheteur et barème de notation, délais de mise en œuvre, transfert de personnel, personnes clés, hypothèses, départ du prestataire en place et vérification finale.

Avant de commencer : les données nécessaires et qui les fournit

Avant de commencer la rédaction, rassemblez les documents de l'acheteur et cinq contributions de collègues extérieurs à l'équipe bid, car le plan repose sur des faits que celle-ci ne peut fournir elle-même. Dans le dossier d'appel d'offres, vous aurez besoin du délai de mobilisation fixé par l'acheteur, de toute indication sur le phasage, de la méthode d'évaluation de cette question, du projet de clauses contractuelles et de toutes les données communiquées par l'acheteur sur le personnel du prestataire en place. La section consacrée à la mobilisation fait partie de la gestion de l'ensemble de la réponse à l'appel d'offres, mais elle dépend plus que la plupart des autres sections de personnes qui ne travaillent pas sur les bids.

Chacun de ces collègues est responsable d’un élément :

• RH
  : un examen des données relatives au personnel en poste, avec la liste des informations manquantes.
• Droit du travail : les étapes du transfert du personnel conformément à la législation applicable au service.
• Opérations : sites, équipements et méthode de mise en service.
• Informatique : délais pour les systèmes, les comptes, les accès et la migration des données.
• Le futur responsable de la livraison : confirmation qu’il pourra tenir les dates prévues.

Le dernier point est le plus important. Un plan que le responsable de la mise en œuvre n'a pas approuvé constitue une promesse de l'équipe bid faite au nom de quelqu'un d'autre. Ces collègues ont peu de temps à consacrer à un bid. Posez-leur donc des questions précises, assorties de dates ; collaborer avec des experts métier sur les appels d'offres explique comment obtenir des réponses exploitables de personnes dont les fonctions principales restent prioritaires.

Analysez le calendrier et le barème de notation de l’acheteur

Reprenez le délai de mobilisation, les éventuelles exigences de phasage et le barème figurant dans les documents propres à cet appel d'offres, car le plan est évalué au regard de ces éléments, et non d'une conception générale de ce que devrait être la mobilisation.

D'où vient la période de mobilisation

L’acheteur fixe ce délai lorsqu’il planifie la procédure de passation de marché. Le délai indiqué dans les documents reflète sa propre appréciation de ce qui est réalisable. Considérez-le comme la contrainte dans laquelle votre plan doit s’inscrire, et précisez-le. Si vos délais ne sont pas compatibles, soulevez ce point dans une question de clarification ou prenez-le en compte lors du bid/no-bid, plutôt que de l’intégrer discrètement dans un calendrier resserré.

Proposer une mise en service progressive

Vérifiez dans les documents si un déploiement par phases est exigé. Si c’est le cas, structurez votre plan en conséquence. Si les documents autorisent un déploiement par phases et que votre délai le plus long ne permet pas une date de démarrage unique, proposez cette approche et précisez quelle partie du service démarre à quel moment, et pourquoi.

Comment la section est évaluée

Votre note découle de la méthode d’évaluation de cet appel d’offres, et non d’une pondération générale attribuée aux sections consacrées à la mobilisation. Rédigez chaque partie du plan en fonction des critères et des descripteurs de notation propres à cette question, comme vous le feriez pour toute réponse notée. Dans l’UE, la directive 2014/24/UE permet aux acheteurs de retenir comme critère d’attribution l’organisation, les qualifications et l’expérience du personnel affecté à l’exécution du marché lorsque la qualité de ce personnel peut avoir une influence significative sur le niveau d’exécution. Lorsqu’un appel d’offres applique ce principe, les responsables nommément désignés et la structure de votre équipe font l’objet d’une notation distincte.

Dans SEQUESTO : les agents spécialisés d'Agent Force, qui fait partie de SEQUESTO aOS, extraient du dossier d'appel d'offres les questions relatives à la mobilisation, les critères d'évaluation, les pièces jointes obligatoires et les limites de mots. Le bid manager valide cette structure avant le début de la rédaction.

Planifiez chaque date à rebours selon des délais fixes

Évaluez les délais incompressibles, en commençant par la technologie et la mise en place des systèmes, puis planifiez à rebours chaque jalon jusqu'à l'attribution. Cet ordre est important, car c'est au niveau de la complexité et de la technologie qu'une transition récente, examinée publiquement, a pris du retard.

La commission des comptes publics de la Chambre des communes a examiné la transition de Capita vers la gestion du régime de retraite de la fonction publique et constaté que, sur les huit jalons de transition déjà franchis, un seul avait vu tous ses éléments livrés dans les délais. Le Cabinet Office a indiqué à la commission que ces retards étaient dus à une sous-estimation, par Capita, de la complexité de la transition et du temps nécessaire à la mise en œuvre de la technologie. Fin mars 2025, il avait retenu 9,6 millions de livres sterling sur les paiements liés à la transition en raison de ces retards.

Pour une équipe bid, la leçon tient aux mécanismes en jeu. Une date inscrite dans votre plan peut devenir un jalon contractuel auquel l’acheteur peut conditionner un paiement. Une date optimiste n’est pas une marque d’ambition : c’est un coût que vous avez chiffré à zéro.

Construisez donc le calendrier en partant de la fin. Recensez chaque chantier dont la durée ne peut pas être réduite en mobilisant davantage de ressources : développement et tests du système, migration des données, création des comptes et des accès pour le personnel transféré, équipements, contrôles requis pour le service et formation. Demandez aux équipes informatiques et opérationnelles d'estimer la durée de chacun, et consignez le nom de la personne qui a établi l'estimation. Alignez la chaîne la plus longue sur la date de démarrage du service, puis remontez jusqu'à l'attribution du marché. Lorsqu'une étape dépend de l'acheteur ou du prestataire en place, par exemple pour la transmission de données ou l'accès à un site, fixez-lui un jalon daté distinct afin que tout retard de leur côté leur soit clairement imputé.

Montrez ensuite le raisonnement à l’évaluateur. Par exemple, au lieu d’indiquer une simple date de mise en service du système, le plan précise sur quoi elle repose : développement, tests, migration des données et formation qui s’ensuit, chaque étape étant estimée par la personne qui réalisera le travail. Un évaluateur peut noter une date dont il peut retracer le fondement. Une simple date ne peut être acceptée que sur la base de la confiance.

Définissez la séquence de transfert du personnel pour le pays

Définissez les étapes du transfert de personnel conformément à la législation du pays où le service est assuré. Dans les États membres de l’UE, il s’agit de la législation nationale transposant la directive sur les droits acquis (directive 2001/23/CE du Conseil) ; en Grande-Bretagne, il s’agit du TUPE. Ces deux régimes protègent les contrats du personnel transféré, mais l’enchaînement présenté dans votre plan dépend de la législation applicable à ce service.

Dans les États membres de l'UE

La directive sur les droits acquis s’applique par l’intermédiaire de la législation propre à chaque État membre. Demandez donc au service juridique spécialisé en droit du travail de confirmer les règles nationales du pays où le service est assuré avant de fixer toute date. La consultation des représentants du personnel doit figurer dans le calendrier comme un chantier à part entière, avec ses propres dates.

En Grande-Bretagne

Le TUPE impose à l’employeur sortant de fournir les informations relatives à la responsabilité de l’employeur concernant le personnel du groupe transféré, au moins 28 jours avant le transfert. Votre calendrier pour la Grande-Bretagne est établi à rebours à partir de cette échéance.

Le plan considère toute information tardive comme un risque, avec une relance datée et une procédure d’escalade.

Dans SEQUESTO : chaque question de la section consacrée au transfert de personnel peut avoir son propre réviseur et son propre approbateur. Les RH et le service juridique en droit du travail peuvent ainsi la valider selon un circuit distinct de celui des sections opérationnelles.

Identifiez les personnes clés et anticipez les départs

Nommez les personnes qui piloteront la mobilisation et le démarrage du service, et anticipez les départs de personnel entre l'attribution du marché et le transfert. Ces deux facteurs peuvent compromettre un plan dont le calendrier est pourtant solide.

Nommer des personnes constitue un engagement. Lorsqu’un acheteur de l’UE évalue le personnel affecté au marché, les considérants de la directive 2014/24/UE prévoient des clauses contractuelles selon lesquelles ce personnel ne peut être remplacé qu’avec l’accord de l’acheteur et par une personne de qualité équivalente. Ne nommez que des personnes dont vous pouvez garantir la disponibilité pendant la période de mobilisation et précisez dans le plan comment un remplacement serait proposé et approuvé.

L’attrition constitue l’autre risque. Lors de la transition de Capita, le fournisseur sortant a indiqué que son taux de départs volontaires était passé de 12 % fin 2023 à 24 % fin 2024, après la perte du contrat. Les effectifs sur lesquels vous fondez votre chiffrage au stade du bid ne seront peut-être pas ceux qui seront transférés. Le plan doit préciser comment vous comptez pallier un manque d’effectifs : recrutement avec son propre délai, renfort de vos équipes existantes, ou les deux.

La formation vient compléter le dispositif. Le même rapport de commission indiquait que la formation complète du personnel aux dossiers de retraite les plus complexes pouvait prendre jusqu’à six mois. Un tel délai peut dépasser une courte période de mobilisation. Le plan doit donc préciser comment vous assurez la transition : quelles tâches sont confiées en premier aux nouvelles recrues et qui traite les dossiers les plus difficiles jusqu’à ce qu’elles soient prêtes.

Précisez les hypothèses qui sous-tendent le prix et les dates

Consignez toutes les hypothèses sur lesquelles reposent votre prix et vos dates, sous la forme autorisée par le contrat, afin qu'une lacune dans les données entraîne une modification du prix ou de la date après l'attribution, plutôt qu'une réduction de votre marge.

Les données relatives au personnel constituent la lacune la plus évidente. La liste du personnel sur laquelle vous fondez votre prix peut être incomplète. Un contrat peut vous permettre de présenter un risque identifiable, tel que des données inexactes sur le transfert du personnel, comme une hypothèse assortie d’une période de vérification définie, afin que le prix ou la date ne change que si le risque se matérialise. Vérifiez si le projet de contrat de cet appel d’offres prévoit un mécanisme de ce type. Si c’est le cas, formulez chaque hypothèse conformément à ses dispositions. Dans le cas contraire, l’hypothèse doit tout de même figurer dans le plan, mais convenez de son traitement avec l’acheteur avant de remettre votre offre.

La formulation d'une hypothèse est importante. Une hypothèse qui précise les données sur lesquelles elle repose, la date de ces données et les conséquences si elles s'avèrent inexactes témoigne d'une bonne maîtrise. Une réserve générale traduit un doute. Par exemple : « Le prix repose sur l'hypothèse que la liste du personnel fournie avec l'appel d'offres est exacte. Si des écarts sont constatés pendant la période de vérification, le prix est ajusté conformément aux dispositions du contrat. »

Demandez, sous forme de question de clarification, comment les erreurs constatées après l'attribution seront corrigées et qui en supportera le coût. Les questions de clarification comme stratégie explique comment formuler cette question afin de trancher ce point avant la remise de votre offre.

Articulez votre plan avec le départ du prestataire en place

Montrez comment votre mobilisation s'articule avec le départ du prestataire en place, car les deux sont interdépendants. Votre plan couvre une moitié de la transition. Rédigez-le donc en fonction de l'autre moitié.

Fixez une date pour chaque étape du transfert en fonction du départ du prestataire en place : le transfert du personnel, la remise des données et leur état, le transfert des sites et des équipements, ainsi que le briefing de vos équipes par celles du prestataire en place. Présentez ensuite la gouvernance mise en œuvre avec l'acheteur : qui siège au comité conjoint de mobilisation, à quelle fréquence il se réunit, quelles décisions il prend et comment un problème est remonté.

Après l’attribution, le plan passe de l’équipe bid à la personne chargée de la mobilisation. Organisez cette passation de manière délibérée. Le bid manager passe en revue avec le responsable de l’exécution chaque engagement daté, chaque personne nommée et chaque hypothèse, afin que l’équipe chargée des travaux sache ce qui a été promis dans l’offre. Si le responsable de l’exécution a validé les dates avant la remise de l’offre, une courte réunion suffit, sans renégociation.

Vérifiez le plan avant la remise de l'offre

Effectuez cette vérification avant de soumettre la section pour validation. Chaque affirmation doit correspondre à votre plan tel qu'il est rédigé.

• La période de mobilisation, les éventuelles exigences de phasage et le barème de notation proviennent des documents de cet appel d'offres.
• Chaque partie du plan répond à un critère de la méthodologie d’évaluation de cet appel d’offres.
• Chaque jalon est rattaché à un délai identifié et à la personne qui l’a estimé.
• Les dépendances liées à l'acheteur et au prestataire en place ont leurs propres jalons datés.
• La séquence de transfert du personnel respecte la législation du pays où le service est fourni, comme le confirme le service juridique spécialisé en droit du travail.
• En Grande-Bretagne, le calendrier est établi à rebours à partir de la date limite de communication des informations relatives à la responsabilité de l'employeur, fixée au moins 28 jours avant le transfert.
• Chaque personne clé nommément désignée peut être mobilisée pendant la période de mobilisation, avec une procédure de remplacement définie.
• L’attrition du personnel et les lacunes de formation font chacune l’objet d’une mesure définie.
• Chaque hypothèse précise les données sur lesquelles elle repose, la date de ces données et le mécanisme contractuel qui la régit.
• Chaque point de transfert est daté par rapport au départ du prestataire en place, et la gouvernance conjointe est précisée.
• Le futur responsable de la prestation a validé les dates.

Prenez la version actuelle de votre section sur la mobilisation et passez-la au crible de cette liste dès aujourd’hui. Chaque énoncé auquel elle ne satisfait pas révèle une information qui vous manque encore. Demandez-la au collègue qui en est responsable avant la prochaine revue.