Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Dans le cadre de la passation de marchés, un appel d'offres prend forme lorsqu'un acheteur ouvre une mise en concurrence selon des règles définies et que chaque fournisseur participant répond en remettant une offre complète et chiffrée à partir des documents de l'acheteur. Le fournisseur répond aux questions de l'acheteur, chiffre les prestations dans le bordereau fourni par celui-ci et signe les déclarations exigées. L'acheteur évalue ensuite chaque offre reçue selon les mêmes critères publiés. C'est le sens du terme dans le contexte de la commande publique, celui employé dans les documents d'appel d'offres, le droit des marchés publics et par les équipes bid.

Le sens se limite à l’offre et à la mise en concurrence dans laquelle elle s’inscrit. Les étapes menées par l’acheteur, la procédure qu’il choisit et le travail de rédaction d’une réponse gagnante sont des sujets distincts qui ont chacun leur propre nom : le processus d’appel d’offres, les types de procédures et le bid management ou la gestion des appels d’offres.

Deux sens du terme « tender » dans la passation de marchés

Dans le monde des affaires et de la commande publique, le terme « tender » a deux sens : la mise en concurrence organisée par un acheteur et l’offre remise par un fournisseur. Les mots qui l’entourent indiquent le sens visé.

La mise en concurrence organisée par un acheteur

Un acheteur qui lance un appel d'offres publie son besoin, fixe une échéance et les règles de la mise en concurrence, puis invite les fournisseurs à remettre une offre. « Lancer un appel d'offres », « un appel d'offres en cours » et « l'appel d'offres se clôture vendredi » emploient tous le terme qui désigne la mise en concurrence.

Considérée à chacune de ses étapes, de la publication de l'avis à l'attribution et, pour les marchés publics, au délai de suspension, la mise en concurrence constitue le processus d’appel d’offres. L'acheteur la conduit, tandis que les équipes bid la suivent du côté du fournisseur.

L’offre remise par un fournisseur

Dans son second sens, « tender » désigne ce que le fournisseur renvoie : son offre complète et chiffrée, établie à partir des documents de l’acheteur et remise avant la date limite fixée par celui-ci. Les documents de l’appel d’offres et le droit de la commande publique emploient le terme dans ce sens et qualifient le fournisseur qui remet une offre de soumissionnaire.

C’est de ce côté qu’interviennent les professionnels du bid. La norme PAS 360:2023 de BSI, le code de bonnes pratiques britannique en matière de bid management et de gestion des propositions, explique comment les fournisseurs préparent leurs réponses et précise qu’elle ne constitue pas un guide des activités de passation de marchés menées par un acheteur.

Distinguer les deux

En anglais, le verbe permet généralement de trancher. Un « tender » lancé, publié ou organisé désigne la mise en concurrence ; un « tender » rédigé, chiffré, signé, remis ou retiré désigne l’offre.

Ainsi, « l’appel d’offres exige trois études de cas » désigne la mise en concurrence organisée par l’acheteur et les documents associés, tandis que « l’offre est arrivée deuxième sur le critère du prix » désigne l’offre d’un fournisseur. L’adjectif anglais tender, l’expression legal tender pour désigner la monnaie ayant cours légal et tender offer pour une offre publique d’achat d’actions n’ont en commun que leur orthographe.

De quoi se compose une offre

Une offre comprend les réponses du fournisseur aux questions de l’acheteur, son prix dans le bordereau de l’acheteur, les formulaires et déclarations exigés par celui-ci, ainsi que les pièces jointes demandées, le tout organisé selon la structure définie par l’acheteur. En pratique, une offre est donc la structure de l’acheteur, complétée par le fournisseur.

Réponses et prix

Les réponses traitent une à une les questions de l’acheteur : les questions notées, dans la limite du nombre de mots ou de pages imposé, et les questions avec réponse conforme ou non conforme, dans le format fourni par l’acheteur. Chaque réponse figure à l’endroit où l’acheteur a placé la question, car les évaluateurs attribuent leurs notes à partir de leur propre liste de questions.

Le prix est indiqué dans le bordereau de prix de l’acheteur, selon les unités, les lots et la devise qu’il définit. Le propre barème tarifaire d’un fournisseur ne saurait remplacer ce bordereau.

Formulaires et déclarations

Les réponses s’accompagnent des formulaires exigés par l’acheteur, tels qu’un acte d’engagement, des déclarations relatives aux motifs d’exclusion et des déclarations concernant la sous-traitance ou les bids conjoints.

Pièces jointes au format de l’acheteur

Les pièces jointes sont les documents exigés par l’acheteur, tels que les certificats, attestations d’assurance, comptes, CV, études de cas ou mémoires techniques. Chacun doit être nommé et fourni conformément aux instructions.

L’acheteur en fixe entièrement le format. Un dossier d’appel d’offres de la Banque européenne d’investissement exigeait une offre technique et une offre financière dans des fichiers PDF distincts, chacune établie à partir des modèles de la banque. L’offre respecte cette structure, et non la charte graphique du fournisseur ou la mise en page habituelle de ses propositions commerciales.

Les engagements du fournisseur lors de la remise d’une offre

La remise d’une offre engage le fournisseur à respecter les conditions fixées dans les documents de l’appel d’offres de l’acheteur. Dans les documents de l’acheteur ci-dessous, ces conditions comprennent une période de validité de l’offre, l’interdiction de la modifier après la date limite, la primauté des conditions de l’acheteur sur celles du fournisseur et, en cas d’attribution, l’obligation de fournir ce qui a été proposé.

La période de validité

La période de validité est la durée pendant laquelle le fournisseur doit maintenir son offre. Dans une invitation à soumissionner de la Commission européenne, l’acheteur indique cette durée dans l’avis de marché et la définit comme la période pendant laquelle les soumissionnaires ne peuvent modifier les conditions de leur offre à quelque égard que ce soit.

La durée varie selon l’acheteur. Le dossier de la Banque européenne d’investissement engageait les soumissionnaires pendant 180 jours après la date limite de remise de l’offre, et la banque pouvait leur demander de prolonger cette période.

Aucune modification après la date limite

Dans le dossier de la BEI, la date limite faisait foi. Avant cette date, l’offre pouvait être modifiée ou retirée ; après, aucune modification n’était autorisée.

Les conditions de l'acheteur prévalent sur celles du fournisseur

Dans la même invitation de la Commission, la remise d’une offre implique l’acceptation de l’ensemble des conditions énoncées dans les documents de la procédure de passation de marché et, le cas échéant, la renonciation du soumissionnaire à ses propres conditions.

Le même document précise que l’offre remise engage le soumissionnaire auquel le marché est attribué. L’attribution transforme l’offre en obligation.

Une garantie de soumission lorsqu’elle est demandée

Certains acheteurs demandent une garantie de soumission en complément de l’offre. Dans un autre dossier d’appel d’offres de la Commission européenne, les offres peuvent être accompagnées de garanties de soumission, et la garantie doit couvrir toute prolongation de la période de validité.

Dans ce dossier, un soumissionnaire qui refuse une demande de prolongation de la durée de validité conserve sa garantie, mais sa participation à la procédure prend fin.

Appels d'offres publics et privés

Un appel d’offres public est organisé par un acheteur public conformément au droit de la commande publique. Une entreprise organise un appel d’offres privé selon ses propres règles d’achat, dont les modalités sont définies dans ses documents.

Appels d'offres publics soumis au droit de la commande publique

La directive 2014/24/UE dans les États membres de l’UE et le Procurement Act 2023 en Angleterre, au pays de Galles et en Irlande du Nord fixent les règles applicables aux appels d’offres publics.

Dans ce cadre réglementaire, l’acheteur choisit une procédure.

Appels d'offres privés régis par les règles propres à l'entreprise

Une entreprise privée qui achète pour son propre compte n'est pas un acheteur public, et les conditions de son appel d'offres sont définies dans l'invitation qu'elle émet.

Ce qui distingue un appel d’offres d’un bid, d’un devis, d’un RFP et d’un ITT

Un « tender » et un bid se recoupent presque entièrement. Un devis est une offre centrée sur le prix, un RFP est la demande de l'acheteur, et un ITT ou un RFT est l'invitation à laquelle répond une offre.

Appel d'offres et bid

Du côté du fournisseur, un bid et un « tender » désignent presque la même chose, comme le montrent les intitulés de poste. BSI cite les responsables appels d'offres et les rédacteurs d'offres, aux côtés des bid managers et des proposal managers, parmi les lecteurs de PAS 360.

Lorsque les deux termes diffèrent, « bid » est le plus large. Il désigne toute offre concurrentielle et l’ensemble des efforts nécessaires à sa préparation, y compris les opportunités commerciales sans mise en concurrence formelle. « Tender » désigne une mise en concurrence formelle régie par des règles publiées.

Appel d'offres et devis

Un devis indique un prix pour des biens ou services définis, généralement en réponse à une demande de prix (RFQ), avec peu d’éléments écrits au-delà du prix et de ses conditions. Dans un appel d’offres, le prix n’est qu’un élément d’une offre plus complète, évaluée avec les réponses, les déclarations et les pièces jointes au regard des critères publiés.

La distinction s’estompe lorsqu’un acheteur lance un RFQ assorti de règles fixes et d’une échéance. Le critère déterminant est de savoir si le fournisseur remet une offre complète selon des critères publiés ou s’il chiffre un élément défini.

Appel d'offres et RFP

Un RFP, ou request for proposal, est le document de l’acheteur, et la réponse du fournisseur est une offre.

Le RFP et l’offre se situent de part et d’autre de l’échange : l’un formule une demande, l’autre y répond. Lorsqu’un RFP organise une mise en concurrence formelle assortie d’une échéance et de conditions contraignantes, l’offre envoyée par un fournisseur constitue, dans les faits, une réponse à un appel d’offres.

Appel d'offres et ITT ou RFT

Une invitation à soumissionner (ITT), ou request for tender (RFT), est l’ensemble des documents par lesquels l’acheteur invite les fournisseurs à remettre une offre. Elle précise les questions, le format, l’échéance, les critères d’attribution et les conditions que le soumissionnaire accepte. L’offre est la réponse du fournisseur.

Dans les marchés publics britanniques, l’ITT est souvent l’étape notée qui suit un questionnaire de sélection et au cours de laquelle l’offre complète est rédigée. L’invitation fixe les règles, et l’offre est évaluée au regard de celles-ci.