Qu’est-ce que le délai de validité des offres ?

Le délai de validité des offres (en anglais, tender validity period) court en général de la date limite de remise jusqu’à l’évaluation et l’attribution, afin que l’offre retenue par l’acheteur puisse encore être acceptée. Dans un bid, c’est une condition posée par l’acheteur : inscrite dans le dossier d’appel d’offres, elle s’impose à chaque fournisseur qui remet une offre.

Comment fonctionne le délai de validité des offres

Le délai de validité est la période qui suit la remise et pendant laquelle une offre reste ferme et ouverte à l’acceptation, sans que le soumissionnaire puisse la retirer. Les documents de l’acheteur en fixent la durée et le point de départ : chaque appel d’offres auquel répond un fournisseur peut donc avoir le sien.

Prenons une petite entreprise de services informatiques qui répond à son premier appel d’offres. Le règlement de la consultation, document qui indique aux soumissionnaires comment préparer et remettre leur réponse, prévoit qu’ils restent engagés pendant 90 jours à compter de la date limite de remise des offres. C’est la règle du modèle de règlement de la consultation de la Commission européenne pour les marchés relevant de l’action extérieure de l’UE. De la date limite jusqu’au 90e jour, l’acheteur peut accepter l’offre de l’entreprise à tout moment, et l’entreprise ne peut ni la retirer ni la modifier. Un dossier d’appel d’offres d’une municipalité sud-africaine pose les deux mêmes règles pour ses propres 90 jours, comptés à partir de la clôture, c’est-à-dire du moment où l’acheteur cesse de recevoir des offres.

Le prix fait partie de l’offre : il est donc lui aussi maintenu. Si un sous-traitant augmente ses tarifs pendant ces 90 jours, ou si une devise dans laquelle l’entreprise paie ses fournisseurs évolue en sa défaveur, le prix remis reste celui que l’acheteur peut accepter. Un délai long prolonge cette exposition, un délai court la réduit : c’est pourquoi le nombre de jours compte autant pour le soumissionnaire que la date limite de remise.

Un dossier d’appel d’offres, l’ensemble des fichiers que publie l’acheteur, se compose de plusieurs documents, et le délai peut figurer dans un autre fichier que la date limite de remise. Pour l’entreprise, il ressemble à une ligne parmi beaucoup d’autres exigences. C’est pourtant, dans le planning de réponse, un engagement qui court au-delà du jour de la remise.

Sa place dans le processus d’appel d’offres

Dans le processus d’appel d’offres, le délai de validité commence là où s’arrête le travail du soumissionnaire sur sa réponse. Il couvre la partie de la procédure qui revient à l’acheteur : l’évaluation, au cours de laquelle l’acheteur note chaque offre au regard des critères de ses documents, puis l’approbation interne et la décision d’attribution, c’est-à-dire le choix de l’offre retenue. Les acheteurs fixent ce délai pour se laisser le temps de mener ce travail, de sorte que l’offre qu’ils veulent retenir soit toujours valable au moment de l’accepter.

Si l’évaluation se prolonge malgré tout, l’acheteur peut demander aux soumissionnaires de proroger le délai. La suite dépend des règles qui encadrent la procédure de l’acheteur et de ses documents. Dans le modèle de la Commission pour les marchés relevant de l’action extérieure de l’UE, l’acheteur peut, à titre exceptionnel et avant l’expiration du délai, demander par écrit aux soumissionnaires de le proroger de 40 jours. Un soumissionnaire qui refuse conserve sa garantie de soumission (une garantie financière que l’acheteur peut appeler si un soumissionnaire ne maintient pas son offre), mais sa participation à la procédure prend fin. Un soumissionnaire qui accepte ne peut pas modifier son offre et doit prolonger sa garantie.

D’autres modèles assortissent l’accord de la même condition. Un modèle d’invitation to bid de l’Organisation internationale pour les migrations impose au soumissionnaire qui accepte la prorogation de ne pas modifier son offre initiale et de prolonger toute caution de soumission, autre nom de la garantie. Accepter une prorogation revient donc à maintenir plus longtemps l’offre initiale, prix compris. Refuser, selon le modèle de la Commission, écarte l’offre de la mise en concurrence.

Ce qui le distingue des autres délais

Dans un dossier d’appel d’offres, plusieurs autres délais côtoient le délai de validité, et chacun mesure autre chose.

Date limite de remise des offres

La date limite de remise des offres est la date et l’heure auxquelles les offres doivent parvenir à l’acheteur. Elle clôt le temps dont dispose le soumissionnaire pour préparer sa réponse et marque en général le début du délai de validité. Certains documents parlent de date ou d’heure de clôture pour ce même moment.

Durée du marché

La durée du marché est la période pendant laquelle le marché attribué s’exécute, de sa date de début à sa date de fin, y compris toute prolongation qu’il prévoit. Elle ne commence qu’après l’attribution et la signature. Le délai de validité couvre la période qui précède l’existence de tout marché : une offre peut donc rester valable quelques mois pour remporter un marché qui s’exécute sur plusieurs années.

Validité de la garantie de soumission

Lorsque les documents exigent une garantie de soumission, celle-ci a sa propre date de fin de validité. Les deux dates sont distinctes.

Délai de suspension

Le délai de suspension est une pause entre la décision d’attribution et la signature du marché. Sa durée dépend des règles qui encadrent la procédure de l’acheteur. Il ne commence qu’une fois l’attributaire choisi : il mesure donc l’attente de l’acheteur avant la signature, jamais l’engagement du soumissionnaire.

Validité d’un devis

La validité d’un devis est la durée qu’un vendeur indique lui-même, souvent dans une ligne au bas de ses devis types. Le vendeur la fixe en fonction de ses propres coûts et de ses fournisseurs. Le délai de validité des offres est au contraire une condition de l’acheteur : les documents de l’appel d’offres le fixent, et toutes les offres en concurrence y sont soumises de la même manière.